Fiche 10 : La cartographie des flux physiques

Les flux d'un processus

En résumé

Plutôt que de faire une matrice responsabilité/flux d'un processus, on la réalise géographiquement, avec la cartographie des flux physiques. On identifie les différents postes de travail et on suit les flux des activités selon leur cheminement dans l'espace géographique. Ces flux peuvent être matériels et immatériels. On peut voir la complexité de certains flux et prendre des décisions sur les implantations physiques des postes de travail.

Insight

Rather than mapping a process, we realize it geographically, with the geographic mapping of the physical flows. We identify the different workstations and follow the stream of activities according to their process in a geographic space. These flows can be tangible and intangible. You can see the complexity of some flow and take decisions on the physical locations of workstations.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'intérêt de cette représentation est de voir les cheminements physiques que suivent les personnes ou les données dans le déroulement d'un processus : c'est une cartographie des flux physiques dans l'entreprise. On peut, après analyse, trouver des solutions de simplifications qui permettent de gagner du temps et éviter des déplacements inutiles.

Contexte

Rappelons que les objectifs d'un projet d'amélioration d'un processus tournent autour du triangle : coût, qualité, délai. Analyser un processus avec la représentation qu'on en fait avec la matrice responsabilité/flux (cf.outil 15 dossier2) n'est pas forcément suffisant. On peut aussi gagner des délais, des coûts en travaillant sur des gains de temps liés aux déplacements et donc en jouant sur les implantations des postes de travail dans les locaux.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier un processus donné : quel est son périmètre, son point de départ et son point de fin.
• Lister les données d'entrées et les données de sortie du processus.
• Lister les différentes activités, tâches du processus et les fonctions les réalisant.
• Prendre un plan du site où se réalisent les différentes activités ou tâches du processus. Si le processus se déroule sur plusieurs sites prendre les plans des différents sites et les distances les séparant.
• Indiquer les postes de travail sur le ou les plans. Il faut tracer les lignes allant d'un poste à l'autre quand on passe d'une activité ou tâche à une autre réalisée par une autre personne. Deux possibilités :
  • Si pour passer d'une personne à une autre, il y a un déplacement physique pour apporter le résultat de son travail, on utilisera une couleur définie, par exemple le bleu.
  • Si pour passer d'une personne à une autre, il s'agit d'un transfert immatériel de données (documents, bases de données) par informatique sans déplacement physique, on utilisera une autre couleur, par exemple le rouge.
• Ainsi sur le plan, apparaissent deux circuits de couleurs différentes : un pour les déplacements physiques et un pour les transferts immatériels.
• Il peut être important de faire apparaître certains matériels tels qu'une imprimante si on doit éditer des documents. Son emplacement peut générer des déplacements parfois importants. À l'issue de l'analyse des déplacements et des temps engendrés en fonction des volumes à réaliser, on peut définir des déplacements de postes de travail ou d'équipements pour raccourcir au mieux ces temps.

Méthodologie et conseils

Descendre au niveau de la tâche est conseillé car c'est dans le détail de certaines d'entre elles que l'on se rend compte de leur complexité et des durées qu'elles occasionnent.

Il faut ne pas oublier que le processus étudié n'est pas seul. Les modifications d'implantation physique peuvent avoir des incidences négatives sur d'autres processus.