Fiche 03 : Le compte-rendu d'une réunion

Rédaction d'un compte-rendu

En résumé

Un compte-rendu de réunion d'un groupe de travail ou de suivi de projet comporte les informations essentielles pour les participants et les décideurs destinataires. Ces informations portent sur les points clés des livrables (certains peuvent être mis en annexe), sur les décisions prises, sur les actions décidées et sur la suite des opérations. Il peut comporter plusieurs niveaux de lecture en fonction des destinataires.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Rédiger un rapport de réunion de travail est essentiel. Il permet de garder trace des informations importantes et d'assurer le suivi des actions décidées. Le groupe de travail est animé par une personne, l'animateur. Il est responsable de la rédaction de ce rapport, rédaction faite par elle ou par une autre personne (un rapporteur). Il doit être synthétique et il ne faut rien y oublier sous risque de perdre des informations et perdre du temps.

Contexte

Penser que les participants prennent des notes pour enregistrer les décisions et éventuellement le travail à faire est parfois un leurre. Croire que l'on va se souvenir de ce que l'on a entendu est une erreur. Le fait que l'animateur le formalise garantit que tous les destinataires auront le même niveau d'information.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Le compte rendu doit comporter un titre, une date de réunion, des destinataires soit pour action soit pour information. Il est indiqué qui est animateur, éventuellement qui est rapporteur et les participants. En début de rapport on doit trouver une synthèse de quelques lignes qui restitue les points clés qu'il faut en tirer.

  Ensuite on peut trouver un plan d'actions sous forme de tableau dans lequel on trouve :

• la numérotation des sujets abordés ;
• la nature du sujet abordé, des actions à mener ;
• le responsable de l'action prévue ;
• la date de l'action, de la mesure de son efficacité ;
• l'objectif à atteindre ;
• le ou les indicateurs de performance à suivre ;
• les informations sur l'action menée (à remplir après action) ;
• le résultat des indicateurs (après action) ;
• action soldée ou pas.

Méthodologie et conseils

Le rapport ne devrait pas susciter d'opposition à son contenu par les participants. Il faut pour cela que le rapport soit rédigé en cours de réunion, ou qu'il soit la retranscription exacte de points validés par les participants à la réunion. C'est pourquoi la présence d'un rapporteur a son importance. Une synthèse à la fin de la réunion avec la reprise de tous les points clés qui seront dans le rapport permet de ne pas oublier de point important. Le rapport doit être envoyé dans la foulée mais au plus tard 24 heures après la réunion (surtout avec les moyens informatiques à notre disposition).