Fiche 08 : La matrice processus/activités : Définition, principe et exemple

La matrice processus / activités comprend une fiche par processus. Chaque fiche détaille les différentes activités qui composent le processus. On peut, dans certains cas, descendre au niveau des tâches. On quantifie les volumes réalisés pour chacune des activités ou tâches.

Matrice processus / activités : Définition

Voici un schéma de la matrice processus / activités :

La matrice processus / activités permet de faire une hiérarchisation des activités ou tâches en fonction de ces volumes.

Pourquoi utiliser la matrice processus/ activités ?

Pour optimiser la productivité au sein des processus dans l'entreprise, il est nécessaire de quantifier le plus possible les constats faits. Cet outil permet à ceux qui l'utilisent de se poser la question des volumes représentés par chaque activité. Les conclusions qui en découleront s'appuieront ainsi des éléments les plus factuels possibles.

Beaucoup de projets devraient porter sur la performance de processus. Les objectifs des projets menés dans les entreprises tournent tous autour des trois axes :

- Le coût ;

- La qualité ;

- Le délai.

Quand, il est décidé de diminuer les coûts il est impératif pour la personne qui est en charge d'établir les temps passés à réaliser les différentes activités afférentes aux processus de l'entreprise. De même pour les délais, les volumes traités avec les temps sont nécessaires pour l'analyse.

Comment utiliser la matrice processus / activités ?

On suppose que les outils 13 du dossier 2 (matrice fonctions/activités) et 12 du dossier 2 (matrice fonction/processus) ont été établis. Grâce à l'outil 13, une première quantification a été opérée. Elle concerne le pourcentage de temps consacré par fonction sur les différents processus la concernant. Ensuite, on travaille par processus et les activités le composant. Pour chaque activité, on sait quelle fonction la réalise.

Plusieurs cas sont possibles :

• On a des données sur les temps consacrés à chacune d'entre elles. Il suffit alors de les collecter pour les affecter sur chaque fiche de fonction. Cela s'applique dans l'industrie où on a des temps de réalisation de tâches ou d'activités déjà mesurés. Il faut les valider avec des représentants des fonctions concernées. Ces mesures doivent être récentes.
• On n'a pas de données quantifiées. On a alors deux possibilités :

  
  

  • On réunit des représentants de la fonction étudiée avec leur manager et on leur demande une évaluation des temps consacrés à chaque activité. Le manager est présent pour valider les résultats établis. Une part de subjectivité existe alors.
  • On met en place un système de mesure des temps sur une période donnée. Cela nécessite de prévenir les acteurs pour les rassurer.

Une fois ces volumes de temps définis on les reporte sur chaque fiche soit en temps/semaine, soit en pourcentage de temps.

On peut compléter cette matrice par des volumes traités (pour une période donnée). On peut avoir des activités ou tâches qui sont plus longues, d'où des prises de retard. C'est important si on a des délais à respecter.

Méthodologie et conseils

Pour faire cette étude, il est conseillé d'aller pas à pas. On part des résultats obtenus avec l'utilisation des outils 12 et 13 du dossier 2. On peut faire des points de clarification avec plusieurs fonctions. Les moments de partage d'information permettent de valider certains points.

Avantages de la matrice processus / activités

Voici les avantages de la matrice processus / activités :

• Disposer de données chiffrées ce qui permet d'éviter des contestations.
• Résultats partageables avec les acteurs concernés.

Inconvénients de la matrice processus / activités

Voici quelques inconvénients de la matrice processus / activités :

• Prévenir du caractère potentiellement subjectif quand il s'agit de temps estimés.
• Bien rassurer les acteurs via une communication adaptée lorsqu'on fait des mesures de temps sur le terrain.