Fiche 01 : Le déroulement d'un audit d'organisation

Les étapes de l'audit d'organisation

En résumé

Un audit d'organisation comporte une phase avant, une phase pendant et une phase après ; mieux il est préparé, mieux il se passera.

Chacune des étapes est à suivre scrupuleusement pour ne rien oublier, apporter des conclusions intangibles et donc des préconisations s'appuyant sur des éléments difficilement discutables.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans un projet, afin d'améliorer des niveaux de performance, la démarche utilisée pour faire l'audit de l'organisation et son diagnostic conditionne toute la réussite du projet. L'objectif de cet outil est de rendre meilleures les préconisations et les décisions suite à cet audit réalisé dans les règles de l'art.

Contexte

Connaît-on le taux de projets qui n'aboutissent pas ou qui n'atteignent pas les objectifs escomptés ? Quel est le coût engendré par ces dysfonctionnements ? Pourquoi ces échecs et dysfonctionnements ? C'est généralement un manque de méthode ou de respect de méthode qui amène à ces résultats. Les personnes en charge de ce type de projet veulent souvent aller trop vite. Parfois, investir du temps dans la préparation en amont de l'audit d'organisation représente un gain inestimable.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Ce qui est primordial, c'est la préparation. Elle comporte plusieurs étapes :

• Détermination du but, du type et du domaine : quels sont les objectifs ? (diminution de coût, amélioration de la qualité des services) Quel est le périmètre ? Cela va-t-il être un audit de l'organisation entière, d'un service, d'un processus ?
• Constitution de l'équipe : il est conseillé d'être deux. Ce n'est pas toujours possible. Une seule personne ne peut poser des questions, étudier des documents, écouter et prendre des notes en même temps. S'il y a deux personnes, il y a un responsable et un équipier.
• Élaboration d'un planning : il faut faire un premier jet de planning de rendez-vous.
• Préparation des interviewés : prévenir les responsables des équipes qui seront visitées pour dédramatiser l'audit.
• Élaboration d'un guide d'entretien : questionnaire à utiliser qui s'appuie sur les 5M (cf. outil 36dossier 6) et le QQOQCCP (cf. outil 11dossier 2).
• Prise de rendez-vous, préparation de la visite : planification des horaires et dates de rendez-vous et ajustement des documents.

Méthodologie et conseils

Ce sont les opérationnels qui peuvent fournir des informations sur le déroulement des choses dans la réalité. Il faut les mettre en confiance. La préparation des interviewés et la qualité des comportements adoptés pendant les interviews aident à cela.