Fiche 07 : La matrice service/missions

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En résumé

La matrice service / missions précise quelles sont les missions d'un service. Il peut s'appliquer aussi à une direction de l'entreprise. Lorsque l'on a toutes les fiches, on peut voir s'il y a des incohérences entre directions ou services. Ainsi, on peut être amené à clarifier certaines missions. C'est aussi un outil de partage pour que chacun ait une bonne connaissance de ce que font les autres dans l'entreprise.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Disposer d'une vision complète des missions des entités existant dans l'entreprise. Il s'appuie sur l'organisation existante et les missions attribuées aux directions ou services de l'entreprise. quand on parle de mission, il s'agit de finalité de la direction ou du service ce qui finalement est sa raison d'être. Avec cette vision globale, le but est d'avoir et de vérifier s'il y a une cohérence entre les missions et la stratégie de l'entreprise.

Contexte

Comment se définir une stratégie d'entreprise et ne pas s'assurer que l'organisation en place est faite pour y répondre ? C'est un tout. L'organisation de l'entreprise étant au service de sa stratégie, elle doit être en cohérence avec elle. Cet outil aide tous ceux qui participent à l'élaboration de la stratégie.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Il y a un lien entre les différents outils qui sont vus dans cet ouvrage. Pour utiliser celui-ci, il faut au préalable avoir utilisé les outils suivants :
  • outil 4dossier 1 : cartographie des processus de l'entreprise ;
  • outil 5dossier 1 : implication des fonctions dans les processus ;
  • outil 6dossier 1 : matrice stratégie/processus ;
  • outil 9dossier 1 : déclinaison des objectifs généraux entreprise ;

  Il y a une suite logique des actions à mener dans cette analyse.

• Ensuite, on travaille direction par direction ou service par service et on se pose la question de la finalité de chacun dans la vie de l'entreprise : " Quelle est la ou les raisons d'être de cette direction ou de ce service ? "
• En découlent les missions. Ces missions seront énumérées verbalement sous la forme d'une phrase avec verbe et compléments. Par exemple : pour une direction des ressources humaines, on pourra trouver : " Fournir aux autres directions ou services les personnes aux compétences adaptées à leur mission. ". Cela pourra se décliner en sous éléments :
  • recruter de nouveaux employés avec le profil adapté par rapport au poste concerné ;
  • assurer la mobilité interne ;
  • apporter les compétences nécessaires aux personnes en fonction des besoins de leur fonction ;
  • assurer l'intégration des nouveaux arrivants.

  On ne parle pas ici de la gestion du personnel qui est un autre aspect de la fonction RH.

• Enfin, en fonction des différentes missions qui sont données aux services ou directions, l'analyse par rapport à la stratégie et aux objectifs globaux déclinés par service permettra de voir s'il y a bien une cohérence.

Méthodologie et conseils

On peut faire ce travail sans avoir utilisé les outils 4, 5, 6 et 9, mais ce n'aura pas le même apport que si on l'a fait. En commençant par ces outils, on part ainsi du plus général pour descendre dans le détail et voir si l'organisation existante répond bien aux finalités de l'entreprise et s'il y a des corrections à apporter.