Chapitre III : Les rôles et missions

Clarifier le rôle de chacun

Une entreprise est une véritable ruche où s'agite toutes sortes de personnes avec des objectifs qui leur sont particuliers. On peut avoir l'impression que tout le monde s'agite dans tous les sens, mais chacun a son rôle. Si les rôles, les missions sont mal définis, on a l'impression qu'il y a beaucoup d'agitation pour peu de résultats.

C'est l'objectif de ce dossier. Il vous donne les outils pour clarifier les rôles et missions de chacun avec les autres moyens nécessaires pour faire vivre cette ruche. Quoi de plus important que de savoir qui fait quoi dans quel but avec les objectifs associés ? On obtient des missions définies et des activités qui y contribuent.

Définir les objectifs de chaque mission

Qui dit objectif, dit outil de mesure pour vérifier l'atteinte des objectifs définis. Cela relève du management de l'entreprise. C'est du rôle des managers que de faire en sorte que les objectifs soient définis et que les indicateurs associés le soient aussi.

Tout manager a pour rôle de faire vivre son entité et lui faire atteindre ses objectifs, eux-mêmes inscrits dans des objectifs globaux au service d'une stratégie. Dans le cadre de ce pilotage des activités de son entité, les indicateurs qui sont rassemblés et suivis sont de formidables outils décisionnels qui lui permettront de choisir des actions à entreprendre pour rendre encore plus performante son organisation.

En d'autres termes, l'ensemble des indicateurs d'un responsable est à la fois un instrument :

• de mesure de l'" état d'avancement " des actions ;
• de diagnostic permanent ;
• de dialogue avec les autres fonctions et d'information ;
• de délégation au sein d'une même fonction ;
• d'aide à la décision.

Les objectifs sont chiffrés et datés.

• Chiffrés : ceci est indispensable pour pouvoir mesurer l'écart qu'il y a entre la situation actuelle et l'objectif à atteindre.
• Datés : c'est-à-dire bien positionné dans le temps. Ce dernier point est très important car il peut déterminer les moyens à mettre en oeuvre, on ne met pas en oeuvre les mêmes moyens pour atteindre le but en 1 mois ou en 6 mois.

Prendre des décisions

Le tableau de bord reprenant les indicateurs est mis à la disposition du niveau décisionnel le plus apte à réagir (en temps de réponse et en efficacité d'action) aux indications significatives des différents outils de mesure. Il y aura donc des tableaux de bord de direction générale, de direction du service qualité, d'actions précises. Les informations deviennent de plus en plus synthétiques au fur et à mesure que le niveau de décision s'élève dans la hiérarchie de l'entreprise.

Une entreprise sans ces éléments d'aide à la prise de décision est comme un navire qui pilote à vue.