Fiche 02 : Les indicateurs d'avancement des actions

Diagramme de Gantt

En résumé

Un projet de réorganisation comporte un ensemble de tâches qui ont été planifiées. Elles ont été attribuées à des acteurs. Les délais de réalisation ont été définis. Des budgets d'investissement dans le cadre de ce projet ont été décidés. Dans le déroulement des actions prévues, il va falloir s'assurer de la bonne réalisation des tâches, du respect des délais et du respect des budgets tels qu'ils avaient été prévus. Un ensemble d'indicateurs d'avancement des actions est à suivre pour s'assurer que l'on ne dévie pas des prévisions.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Un projet peut contenir un grand nombre de tâches à réaliser. Il y a des objectifs à atteindre en termes de coûts, de délais et de réalisation des livrables. Il faut impérativement suivre l'avancement du projet selon ses trois axes. Les indicateurs d'avancement servent à cela et permettent de réagir suffisamment tôt en cas d'écart par rapport au prévisionnel.

Contexte

Beaucoup de projets ne restent pas dans les " clous " en termes de budget, de délais de réalisation ou de qualité de réalisation. C'est souvent par manque de suivi et de réaction décidée suffisamment tôt dans leur déroulement. Toujours autour des trois axes : coûts, qualité et délais, il faut que le responsable du projet ait les indicateurs adaptés pour un pilotage efficace des actions.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Dans le cadre d'un projet d'organisation on va définir un ensemble de tâches à réaliser et on va les attribuer à des acteurs qui en seront responsables. L'ordonnancement des tâches nécessite de savoir comment elles sont liées entre elles. Pour commencer telle tâche que faut-il avoir terminé de réaliser. Cela nous permet de planifier les tâches.

Pour chaque tâche une durée est définie avec le responsable de sa réalisation. Les livrables de chaque étape de chaque tâche sont caractérisés. De même, sont établis les moyens en budget nécessaires à leur réalisation. Ces besoins peuvent être des temps/homme ou financiers.

Quand tous ces éléments sont définis sur la durée, on obtient un coût global, une durée globale pour le projet et une qualité des livrables.

Différents indicateurs d'avancement sont à construire :

• L'avancement des tâches : sur un diagramme de GANTT, sont représentées les différentes tâches avec leur durée et la marge que l'on a dessus. L'abscisse a une échelle temps et on place les différentes tâches en fonction de leur planification. Pendant le déroulement du projet, à une date donnée, on peut voir si nous avons réalisé tout ce qui a été prévu et si nous avons obtenu les livrables attendus.
• Le respect des délais : sur le même diagramme, on voit ainsi si les tâches sont réalisées dans les temps. Si ce n'est pas le cas, soit on avait une marge sur cette tâche et on est encore dedans (il ne faut plus tarder), soit on a dépassé la marge que l'on avait et on est amené à trouver des solutions car sinon on va devoir retarder la date finale du projet.
• Le respect du budget : en fonction du temps et de l'avancement du projet, on suit les dépenses en temps/homme et en finance. Il y a ce qui est dépensé, ce qui est engagé et ce qui reste. En fonction de ces éléments, on peut être amené à revoir le budget.

Méthodologie et conseils

Ces suivis sont du rôle du chef de projet. Cela lui sert à piloter l'avancement des actions et à prendre des décisions éventuelles pour réagir à des écarts qu'il constate avec ces outils. Ces suivis doivent être faits très régulièrement afin de ne pas être surpris par des événements imprévisibles.