Fiche 01 : L'animation d'un groupe de travail

Construire un groupe productif

En résumé

L'animation d'un groupe de travail répond à des règles très strictes qui peuvent différer en fonction de l'objectif de la réunion organisée. Les rôles peuvent être répartis et les modes d'animation vont dépendre des étapes de la réunion. Le but est de rester centré sur l'objectif de la réunion et d'amener le groupe à une production concrète.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les réunions de groupes de travail doivent avoir une durée fixée à l'avance. Durant ce temps, il est impératif d'atteindre le ou les objectifs de cette réunion. Tenir compte des règles d'organisation et de conduite de la réunion décrites ici est un gage d'efficacité.

Contexte

Combien y a-t-il de réunions dans les entreprises ? Combien sont efficaces ? Combien ne dépassent pas le temps initialement prévu ? Combien ne font pas l'objet de digressions ? Que représente le coût de ces réunions improductives ? Autant de questions et de réponses qui nous confortent dans la nécessité de disposer de règles de conduite de réunion pour obtenir une plus grande efficacité. Ces règles concernent en priorité les managers généralement en charge de l'animation de ces réunions.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Avant la réunion, il faut que l'ordre du jour soit clair et qu'il donne des indications sur la durée (heure de début et de fin) de la réunion et que l'objectif soit clair. Il doit contenir les éléments définis dans l'outil 27 du dossier 4.
• À l'heure dite et dans le lieu fixé, avec les personnes prévues la réunion commence. La porte est fermée à l'heure de début et l'animateur commence. Cela montre aux retardataires qu'on ne les a pas attendus. Cela devrait les amener à ne plus systématiser leurs retards. L'animateur se distingue des autres car c'est lui qui prend la parole en premier et prend le lead sur le groupe. L'animateur rappelle l'objectif de la réunion et le déroulement de celle-ci, comme décrit dans l'ordre du jour.
• Si des travaux préliminaires ont été demandés aux participants, il valide qu'ils les ont amenés avec eux. Il peut l'avoir rappelé par un mail un peu avant la réunion.
• Il nomme un rapporteur qui sera en charge de rédiger un compte rendu.
• Ensuite, il expose la méthode qui va être utilisée pour arriver au résultat escompté. Il demande à ce que tous participent. Il pose comme règle la bienveillance entre chacun. On peut n'être pas d'accord tout en évitant l'agressivité.
• L'animateur fait produire le groupe en respectant les modalités de la méthode utilisée.
• À chaque point d'étape, il fait des synthèses partielles et vérifie l'adhésion du groupe.
• À la fin de la réunion, il fait une synthèse globale en récapitulant les points clés de la réunion et les prises de décision. Ce sont les éléments qui apparaîtront dans le rapport.
• Il donne aux participants l'information sur la suite (autre réunion fixée dès maintenant, émission du rapport, travaux à faire d'ici la prochaine réunion, etc.)
• Il remercie les participants.
• Après la réunion, il rédige avec le rapporteur le compte-rendu qui ne doit contenir que les points clés et les prises de décisions.

Méthodologie et conseils

• Être directif sur les règles et la méthode de travail.
• Être participatif pour la production.