Fiche 01 : Les règles incontournables de l'organisation d'un groupe de travail

" Ce que j'attends de la réunion "

En résumé

Pour qu'une réunion soit réussie, il faut que certaines règles incontournables soient suivies, et qu'un certain nombre de facteurs soient réunis. Ces facteurs sont d'une part organisationnels et portent aussi sur la préparation de la réunion. Ce sont des actions à mener en amont de la réunion qui seront ses gages de réussite. Une check-list de points à vérifier ou préparer est à élaborer et à utiliser pour chaque réunion.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Qui n'a pas entendu parler de réunionnite ? Les réunions doivent être des temps de regroupement de personnes qui viennent, grâce à leurs compétences diverses, contribuer à l'atteinte d'un objectif partagé. Son organisateur doit la préparer.

Contexte

De combien de réunions sortons nous en nous disant : " on n'a pas avancé " ? On se fait souvent la réflexion du peu d'utilité de certaines réunions. Sommes-nous venus avec tous les éléments en main ? Disposons-nous des informations suffisantes pour être prêts ? Les comportements des personnes ont-ils aidé à la productivité du groupe ? Les bonnes personnes étaient-elles là ? Les règles incontournables sont un ensemble de points qui nous aident à mieux gérer les réunions.

Comment l'utiliser ?

Étapes

La préparation d'une réunion comporte deux volets : la préparation personnelle et la préparation organisationnelle.

• Lors de la préparation personnelle, il s'agit de :
  • s'assurer que la réunion correspond à une nécessité (résoudre un problème récurrent dans la production d'un produit) ;
  • clarifier le ou les objectifs que vous poursuivez (disparition du problème d'ici un mois) ;
  • choisir le type de réunion que vous voulez mettre sur pied (réunion de travail) ;
  • choisir les méthodes et techniques que vous voulez utiliser pour servir vos objectifs (méthode de résolution de problème) ;
  • choisir la durée de la réunion globale et de chacun des points de l'ordre du jour. (trois heures : analyse des données chiffrées et des causes pour trouver des solutions) ;
  • définir qui a le pouvoir décisionnel (responsable de production) ;
  • délimiter le sujet et rassembler les éléments du problème (faits, documents, chiffres, etc.) ;
  • établir la liste des participants (les fonctions concernées : achats, production, qualité, méthodes, etc.) ;
  • vérifier le réalisme de l'ordre du jour ;
  • rédiger l'introduction de la réunion.
• La préparation organisationnelle consiste à :
  • savoir quand tenir la réunion ;
  • choisir et retenir le lieu ;
  • retenir le matériel nécessaire ;
  • prévenir les intéressés ;
  • préparer les documents à fournir ;
  • rédiger l'ordre du jour ;
  • installer la salle et vérifier le matériel ;
  • demander éventuellement des travaux préparatoires.

  Une réunion répond à des impératifs :

  • Il ne doit pas y avoir pas trop de monde. Seules les personnes concernées et pouvant apporter une valeur ajoutée sont là.
  • Une règle d'or est la ponctualité des participants. C'est rarement respecté. L'exemplarité doit venir d'en haut.

Méthodologie et conseils

Quand on prépare une réunion, il faut vérifier que tous ces points ont été traités. Un risque qui peut arriver en cours de réunion, c'est une diversion. L'animateur, organisateur de la réunion de travail doit être ferme sur la poursuite des objectifs de la réunion.