Fiche 04 : La matrice fonction/processus : Définition, enjeux et exemple

La matrice fonction / activités permet de lister pour chaque fonction de l'entreprise les activités réalisées par celle-ci. Il permet aussi de quantifier la charge de travail que représente chacune d'entre elles.

Matrice fonction / activités : définition

Voici le schéma de la matrice fonction / activités :

Cette charge peut être évaluée en pourcentage du temps de travail de cette fonction, ou bien en temps de traitement pour une période donnée.

Pourquoi utiliser la matrice fonction/activités ?

Pour optimiser la productivité des personnes dans l'entreprise, il est nécessaire de quantifier le plus possible les constats faits. En effet, cet outil oblige ceux qui l'utilisent à se poser la question des volumes représentés par chaque activité. L'objectif est d'obtenir des conclusions qui s'appuieront ainsi des éléments les plus factuels possibles, donc indiscutables.

Les objectifs des projets menés dans les entreprises tournent tous autour des trois axes :

• coût ;
• qualité ;
• délai.

Quand, il est décidé de diminuer les coûts il est impératif de connaître la situation de départ et donc d'établir les temps passés à réaliser les différentes activités afférentes aux processus de l'entreprise.

Comment utiliser la matrice fonction/activités ?

On suppose qu'au préalable, les outils 5 du dossier 1 (implication des fonctions dans les processus) et 12 du dossier 2 (matrice fonction/processus) ont été établis.

Grâce à la matrice fonctions/processus, une première quantification a été opérée. Elle concerne le pourcentage de temps consacré par fonction sur les différents processus la concernant.

Ensuite, on travaille par processus et les activités le composant. Pour chaque activité, on sait quelle fonction la réalise.

Plusieurs cas sont possibles :

• On a des données sur les temps consacrés à chacune d'entre elles. Il suffit alors de les collecter et les compiler pour les affecter sur chaque fiche de fonction. Cela s'applique dans l'industrie, où on a des temps de réalisation de tâches ou d'activités déjà mesurées. Il faut les valider avec des représentants des fonctions concernées. Ces mesures ne doivent pas être trop anciennes.
• On n'a pas de données quantifiées. Deux possibilités :

  
  

  • On réunit des représentants de la fonction étudiée avec leur manager et on leur demande une évaluation des temps consacrés à chaque activité. Le manager est présent pour valider les résultats établis. Une part de subjectivité existe alors.
  • On met en place un système de mesure des temps sur une période donnée. Cela nécessite de prévenir les acteurs et de les rassurer mais on sera confronté à de la résistance.

Une fois ces volumes de temps définis on les reporte sur chaque fiche soit en temps/semaine, soit en pourcentage de temps.

Méthodologie et conseils

Pour faire cette étude, il est conseillé d'aller pas à pas et travailler chaque fonction indépendamment. On peut être amené à faire des points de clarification ou d'échanges entre plusieurs fonctions mais ce sont des moments utilisés pour valider certains points qui ne seraient pas clairs. Une règle d'or : pas de précipitation !

Avantages de la matrice

Voici les avantages de la matrice fonction / activités :

• Disposer de données chiffrées ce qui permet d'éviter des contestations.
• Résultat que l'on peut partager avec les acteurs concernés.

Inconvénients de la matrice

Voici les inconvénients de la matrice fonction / activités :

• Prévenir du caractère potentiellement subjectif quand il s'agit de temps estimés.
• Bien prévenir les acteurs de la finalité du travail entrepris via une communication adaptée lorsqu'on fait des mesures de temps sur le terrain.