Fiche 03 : Le pilotage des actions

Définir des plans d'actions

En résumé

Un plan d'actions est un document sur lequel sont listées des tâches à réaliser pour atteindre un objectif donné dans le cadre du pilotage des actions. Ces tâches sont attribuées à des personnes en charge de leur réalisation. Un responsable du plan d'actions est indiqué et les indicateurs de performance et de suivis sont listés.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Un plan d'actions permet de répertorier toutes les actions à mener pour atteindre un objectif. Ainsi, on sait qui en est le principal responsable et qui doit mener les différentes actions. Les indicateurs associés permettent de vérifier l'avancement des actions et leur efficacité par rapport à l'objectif fixé.

Contexte

Dans les entreprises, beaucoup de projets ou d'actions sont décidés avec un objectif donné. Par manque de temps ou de moyens, les responsables de ces actions peuvent être amenés à les mettre en oeuvre sans avoir écrit de réels plans d'actions. Mais ces oublis amènent à des incompréhensions de la part des acteurs concernés. S'ensuivent des retards, des dépassements de budget et de l'inefficacité. Une telle déperdition n'arriverait pas si ces personnes prenaient le temps de décrire les actions.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Comme il a été vu, dans la réalisation d'un projet d'organisation, le suivi des indicateurs associés permet de décider de nouvelles actions pour corriger une situation.

Ces actions peuvent être nombreuses et il est important que les acteurs qui doivent les mener disposent d'éléments écrits les décrivant.

Ce document doit être simple mais comporter des informations indispensables :

• Le titre de ce plan.
• Le responsable de l'ensemble du plan, nominativement (par exemple, M^me Durand Monique).
• L'objectif associé au plan : chiffré (98 % de clients satisfaits).
• Les différentes phases qui représentent les différentes actions à mener.
• Pour chaque phase : un acteur responsable (nominativement : M. Paul Dupont), une façon de faire ou des moyens à utiliser, un délai et une durée, ainsi qu'un volume de temps ou un budget d'investissement à y consacrer.

On associe des indicateurs à ce plan d'actions :

• Un indicateur de performance pour vérifier l'efficacité des actions par rapport à l'objectif qui a été fixé.
• Des indicateurs de suivi :
  • avancement physique des actions (les livrables) : à l'instant T, les livrables fixés dans le plan d'actions devraient être faits ;
  • avancement en délai des actions : à l'instant T, les actions prévues ont-elles été réalisées ?
  • avancement en budget : à l'instant T, le budget prévu a-t-il été consommé ? Y a-t-il eu des dépassements ? Le budget engagé correspond-il à ce qui était prévu ?

Ces indicateurs doivent avoir une fréquence de mise à jour indiquée.

Méthodologie et conseils

• Il s'agit d'identifier les bons acteurs pour chaque action, ainsi que les bons paramètres de suivi des actions et de performances.
• Penser au budget que représentent ces actions.