Fiche 03 : La matrice fonction/processus

Matrice fonction/processus : Définition et concept

La matrice fonction/processus permet de visualiser l'ensemble des fonctions sur un même tableau en les croisant avec les différents processus de l'entreprise. Ainsi on peut voir le degré d'implication de chaque fonction dans la réalisation d'un ou plusieurs processus. Si une fonction n'intervient que sur un processus, elle y sera affectée à 100 %.

Par contre si elle intervient sur les processus 1, 3 et 4 à raison de pourcentages de temps différents on indiquera le pourcentage correspondant à chaque processus, le total devant faire 100 % (fonctions B et F dans le tableau ci-dessous).

Schéma de la matrice fonction/processus

Insight

The function / process matrix allows viewing all of the functions on a same table by crossing them with the different processes of the company. So you can see the degree of involvement of each function in implementing one or several processes. If a function is involved in one process, it gets there at 100 %.

However if it is involved in the processes 1, 3 and 4 at different time rates we give the percentage corresponding to each process and the total has be 100 % (functions B and F in the table).

Pourquoi utiliser la matrice fonction/processus ?

Avec ce tableau, on peut visualiser l'ensemble des fonctions et l'ensemble des processus de l'entreprise : on peut croiser les rattachements fonctionnels et opérationnels. À partir de la cartographie des processus (cf.outil 4dossier 1), on identifie qui intervient dans chacun des processus.

Les dirigeants d'une entreprise ont besoin d'avoir une vue globale du fonctionnement de leur entreprise. Ensuite il est nécessaire de connaître quelle fonction intervient dans quel processus. Ils ont une vue d'ensemble de la répartition des fonctions au travers des différents processus, et déceler les processus qui font intervenir beaucoup d'acteurs. D'autres matrices, comme la matrice des valeurs croisées sont intéressantes en marketing.

Comment utiliser la matrice fonction/processus ?

Voici les étapes d'utilisation de la matrice fonction/processus :

1) Élaborer une cartographie des processus (cf.outil 4dossier 1) : lister les processus qui sont réalisés dans l'entreprise afin qu'elle remplisse sa ou ses finalités. Les associer à leur catégorie (métier, support ou pilotage).

2) Établir la liste des fonctions de l'entreprise : en s'appuyant sur un organigramme classique dit hiérarchique ou fonctionnel, on peut répertorier les différentes fonctions de l'entreprise.

3) Lister les différentes activités ou tâches réalisées dans un processus. Le faire pour tous les processus.

4) Associer chaque activité ou tâche avec fonction : pour chacune des activités ou tâches listées, indiquer quelle fonction la réalise.

5) Évaluer le temps consacré pour chaque activité ou tâche par la fonction concernée. C'est une donnée qui n'est pas forcément connue. Plusieurs possibilités s'offrent à nous :

• Première solution : on fait un chronométrage des activités. Cela nécessite une explication bien claire aux personnes concernées sur la finalité de cet exercice. Mais on rencontre de grandes réticences pour le pratiquer car on ne peut empêcher les personnes d'imaginer d'autres finalités à ce chronométrage (crainte d'être espionné par exemple).
• Seconde solution : on interroge des représentants des acteurs concernés qui nous donnent leur évaluation en sachant qu'il y aura une marge d'erreur.
• Troisième solution : on interroge la hiérarchie en présence d'acteurs concernés. Le fait que des acteurs soient là favorise le consensus.
• Calculer les pourcentages pour chaque fonction représentant leur degré d'implication dans un processus donné par rapport au temps global d'activité. Le total des pourcentages d'une fonction doit faire 100 %.
• Introduire une ligne management et pilotage de l'activité pour certaines fonctions managériales.

Méthodologie et conseils

C'est une méthode à utiliser avec soin. Les temps évalués doivent être validés par la hiérarchie et des représentants des acteurs. Avant l'utilisation de cette méthode, veiller à une communication claire et précise sur les finalités.

Quels sont les avantages de la matrice fonction/processus ?

Voici les avantages de la matrice fonction/processus :

• Cette méthode permet de voir rapidement les activités les plus preneuses de temps.
• On identifie rapidement les processus qui font intervenir beaucoup de fonctions.
• On identifie des zones de processus où l'on peut améliorer l'organisation.

Quels sont les inconvénients de la matrice fonction/processus ?

Tenir compte de la réticence des personnes face à ce genre d'outils et l'utilisation qui peut en être faite.