Fiche 05 : L'implication des fonctions dans les processus

En résumé

La matrice fonctions/processus permet d'identifier les différentes fonctions de l'entreprise et de voir dans quels processus elles interviennent. À ce stade-là, le chiffrage du temps passé sur chaque processus n'est pas réalisé. Cette méthode permet de voir le nombre et son importance de processus concernés par chaque fonction. Certains processus transversaux peuvent impliquer toutes les fonctions alors que d'autres processus métier ne concernent qu'une fonction.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Cette méthode nous permet de faire le tour de l'ensemble des processus et de voir qui intervient dans leur réalisation. On obtient une vision globale des activités de l'ensemble de l'entreprise et de qui intervient où. C'est un préalable à toute analyse détaillée du " qui fait quoi exactement, et comment ".

Contexte

Qui dans une entreprise a une vision claire de qui fait quoi ? Les services sont parfois tellement cloisonnés que les individus ne savent pas forcément ce que font les autres personnes qui sont dans un service différent du leur. Cela rentre dans le cadre des échanges et du partage de connaissances dans les entreprises. Souvenons-nous que nous sommes tous clients et/ou fournisseurs de quelqu'un, soit dans l'entreprise, soit à l'extérieur. En mettant en oeuvre cette méthode, on prend connaissance de cela.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Recenser les processus de l'entreprise. Il ne faut pas oublier les différents types de processus : métier, support et pilotage ou management.
• Disposer de la liste des fonctions de l'entreprise. On peut même descendre plus bas dans le découpage en séparant les managers de leurs équipes, car ils ont des rôles différents. On peut aussi être amené à scinder une fonction en plusieurs sous-fonctions. Par exemple, dans une direction commerciale, je vais distinguer des commerciaux sédentaires de commerciaux itinérants, car ils n'ont pas les mêmes activités.
• Identifier les fonctions qui réalisent une ou plusieurs tâches ou activités au sein de chaque processus en cherchant à les décrire.
• Construire la matrice en croisant processus et fonctions. Indiquer une croix dans chaque case correspondant à une fonction qui intervient dans le processus étudié.
• Le faire pour chaque processus. Voir l'exemple dans le tableau ci-contre d'une entreprise industrielle.

Cette méthode utilisée seule ne suffit pas pour tirer des conclusions autres que le degré d'implication des fonctions dans les différents processus de l'entreprise.

Elle doit être complétée par un chiffrage du temps consacré à chaque processus par les différentes fonctions (cf.outil 12dossier 2) et ensuite par une analyse plus fine du qui fait quoi et comment, dans chaque processus (cf.outil 15dossier 2).

Méthode et conseils

L'ordre des choses doit être respecté. C'est un préalable à toute analyse plus fine qui permettra d'identifier des dysfonctionnements et de proposer des axes d'amélioration. Aller trop vite peut nous entraîner sur de fausses pistes d'amélioration et donc dépenser du temps et de l'argent inutilement.