Fiche 01 : Définir les missions des acteurs

Identification des missions des acteurs de l'entreprise

En résumé

Dans l'entreprise, un ensemble de personnes coopèrent vers des objectifs communs. Ce sont les objectifs de l'entreprise. Ils ont été déclinés par processus puis par service ou direction.

Pour ces services, les acteurs qui en font partie remplissent des missions. Ces missions doivent être définies en cohérence avec les missions du service et entre elles. Elles doivent être formalisées afin de bien les communiquer aux personnes concernées.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Plus l'entreprise est grande plus il faut formaliser les choses. Cela va des définitions de fonctions au processus et procédures. Il faut définir qui fait quoi dans l'entreprise. Auparavant, il est donc nécessaire de décrire les missions de chacun. En quelque sorte se demander : " à quoi je sers pour mon entreprise ? ". Cela donne aux personnes une raison d'être autour d'objectifs communs. Cela clarifie les choses dans l'entreprise. Cet outil permet de connaître les missions des uns et des autres.

Contexte

Quoi de plus difficile que de conduire une entreprise sans avoir clarifié ces missions ? En effet, on génère alors de la méconnaissance sur l'entreprise elle-même et sur son environnement humain. Cela peut induire des comportements déviés de la part de certains, qui peuvent profiter du flou existant pour s'approprier des activités qui ne rentrent pas dans le champ de leurs prérogatives. Ces éléments sont aidants pour tous, en particulier pour les managers. Mais il existe toujours des patrons d'entreprise qui pratique le flou pour la diriger.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• En premier lieu, on indique la dénomination de la fonction occupée. Ensuite, indiquer le service d'appartenance et les missions principales de ce service. Ces missions se formalisent en une phrase. Comme pour la fonction, il s'agit des finalités du service d'appartenance.
• Ensuite, on se préoccupe de la fonction et on en décline les missions. La mission principale définit le poste tenu par la personne, sa contribution à la finalité du service. Elle se résume en une seule phrase composée :
  • d'un verbe d'impact (assurer, garantir, contribuer, participer), précisant le niveau plus ou moins direct de responsabilité du poste dans la production du résultat ;
  • d'un domaine principal de résultat sur lequel le poste exerce une responsabilité totale (assure, garantit) ou partielle (contribue, participe). Par exemple : " Assurer la maintenance des installations de circulation des fluides dans l'usine. ".
• Un poste d'encadrement comporte au moins une mission tournée vers l'équipe et le développement professionnel de ces personnes.
• La mission principale se décline en plusieurs sous-missions (de 2 à 5). La syntaxe et le vocabulaire sont les mêmes que pour la mission principale (verbe d'impact, grand domaine de résultat).

Méthodologie et conseils

Un premier jet des missions des acteurs peut être fait avec le manager de ces personnes. Mais il faut ensuite travailler avec des représentants de fonctions concernées pour établir de façon correcte les missions. Certaines ne seront pas négociables car elles sont l'essence même du service ou de la fonction. Un accord est obtenu sur le degré d'implication dans les différentes missions.