Fiche 05 : La matrice de polyvalence

En résumé

La matrice de polyvalence permet de lister les niveaux de compétences des différents acteurs d'une entité, d'un service en liaison avec chaque activité. On identifie les zones à risque pour les activités et les processus concernés. On en déduit un plan d'actions agissant sur les compétences pour réduire les risques (personnes peu polyvalentes, ou manques de compétences).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les activités dans une entreprise étant listées ainsi que les acteurs concernés, ce tableau nous donne une vision globale des différentes personnes et de leur niveau de maîtrise des compétences nécessaires pour les réaliser avec efficacité. On en déduit une analyse de risques et des actions à mener pour les réduire.

Contexte

Quand on mène un diagnostic de situation, il est nécessaire de vérifier toutes les composantes qui peuvent influer sur l'efficacité de l'organisation. Parmi elles, il y a les personnes et leurs compétences. Un tour d'horizon et d'analyse de ces compétences peut donner des indications importantes sur des dangers présents qu'il faut traiter.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Raisonnons sur un service donné de l'entreprise. On a fait au préalable le tour des processus, des activités qui y sont incluses et des acteurs. Ce tableau se construit en indiquant en ordonnée les activités et en abscisse les noms des personnes. On raisonne effectivement par personne. Pour chacune d'entre elles et pour chaque activité on va indiquer le niveau de compétence de la personne à l'instant donné.

Plusieurs possibilités :

• E comme expert : la personne sait très bien faire les cas standards, mais aussi les cas difficiles ou compliqués de manière autonome. Cette personne pourrait former un autre acteur ou l'accompagner pour une meilleure maîtrise de l'activité.
• O : sait faire de façon autonome les cas standards. S'il n'y a pas de difficulté particulière, il sait se débrouiller seul mais a besoin d'aide sur des cas difficiles.
• F : saurait faire avec une formation. Cette personne ne sait pas faire pour l'instant les cas standards. Elle pourrait atteindre ce niveau de compétence si elle était formée.
• N : n'a pas la capacité à faire. Cette personne ne dispose pas des éléments nécessaires à la réalisation de cette activité même après une formation.

On peut ensuite, par activité compter le nombre de personnes qui peuvent faire.

• Si ce niveau est à 0, cette activité n'est pas menée correctement. Il y a un grand danger.
• Si ce niveau est à 1, il y a danger en cas d'indisponibilité de la personne.
• Si ce niveau est à 2, 3 ou 4 nous sommes dans une situation plus sécurisée.

De la même façon on peut valoriser le degré de polyvalence des acteurs. Pour cela, on calcule le pourcentage d'activités où l'acteur est compétent sur le nombre total d'activités.

Un plan d'action est ensuite établi pour former les personnes qui le peuvent. On peut aller chercher dans d'autres services des personnes qui savent ou sauraient avec formation, dans le cas où il n'y a pas de potentiel dans le service étudié.