Fiche 03 : Le 5S

Optimiser l'espace de travail

En résumé

Le " 5S " est un système d'organisation et d'entretien des postes de travail et de leur environnement. Le but est de faire d'un lieu de travail un endroit propre, pratique et sécurisant. Cette démarche est applicable à tous les secteurs d'activité : production, bureaux, postes informatiques, etc. Cette démarche se répand dans le domaine industriel et tertiaire.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans le cadre de l'amélioration continue, les objectifs du " 5S " sont de plusieurs ordres : la sécurité, les conditions de travail, la rigueur, l'image de marque, le rangement et la propreté. Pour cela, on s'appuie sur la motivation, les efforts individuels et collectifs, la bonne communication et le respect des autres. Les gains attendus en sont plus d'efficacité, de productivité, de réactivité et de qualité.

Contexte

Dans des entreprises industrielles ou tertiaires, quand on regarde les postes de travail, on se demande comment les personnes y travaillant retrouvent les éléments qui sont importants pour leurs activités. Beaucoup de choses qui y traînent sont inutiles. Le manque de rangement peut générer des risques au niveau de la sécurité et des pertes de temps. Enfin, si le poste est rangé et propre, l'image de la société ne peut qu'y gagner quand on y reçoit des visiteurs. Le manager qui utilise cet outil contribue à fournir cette image.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• SEIRI : Supprimer/ôter.
  • Supprimer l'inutile au poste de travail (trier, décider de ce qui doit partir, remettre en état l'espace de travail).
  • Le résultat doit être visible, ne pas hésiter à évacuer un maximum d'éléments.
  • Toute l'équipe participe !
• SEITON : Situer/ranger.
  • Choisir un mode de rangement pratique pour l'utilisateur.
  • Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.
  • Optimiser l'utilisation de l'espace de travail.
  • Prévoir un accès facile au poste de travail et à son environnement.
• SEISO : Scintiller-Faire-désencrasser.
  • Obtenir une propreté irréprochable du poste et la maintenir.
  • Lutter contre les sources de salissure et faciliter l'entretien.
  • Obtenir l'état d'origine.
  • Faire du nettoyage à " valeur ajoutée ".
• SEIKETSU : Standardiser/réglementer.
  • Établir un standard à partir des résultats obtenus.
  • Rendre les règles communes, claires et visuelles.
  • Renforcer la visibilité des standards et afficher au plus près du lieu de travail ou d'utilisation.
• SHITSUKE : Suivre dans le temps/enraciner.
  • Respecter les standards établis et améliorer en permanence.
  • Améliorer l'information relative aux règles de fonctionnement du groupe et aux tâches à réaliser.
  • Se fixer de nouveaux challenges.

Méthodologie et conseils

Bien suivre les étapes et surtout faire en sorte que la nouvelle situation devienne pérenne. La démarche ne demande pas de connaissances compliquées (c'est du bon sens). Les résultats sont rapidement visibles. Chacun est concerné. Il n'y a pas que l'état des lieux qui change : les comportements aussi (rigueur, travail en groupe, respect des règles et standards) !

Comment être plus efficace ?

Supprimer

Faire l'inventaire de ce qui est présent au poste de travail.

Établir des règles de tri (pour les objets, les documents papier, les fichiers) en lien avec les recommandations en vigueur dans l'entreprise (stockage, archivage, gestion de la capacité mémoire et espaces partagés) On dit généralement : " des papiers qui n'ont pas été consultés depuis un an peuvent être détruits sauf s'ils doivent faire l'objet d'un archivage ".

• Trier
• Règles de tri
• Zone de quarantaine
• Étiquettes
• QQOQCCP
• Tableau de communication

Situer

Définir les critères de rangement au poste de travail et mettre en place les moyens adaptés : Lieux de rangement, choix du type de rangement (supports, contenants), formalisation, identification, marquage.

Scintiller

Instaurer des règles partagées de rangement et nettoyage et les faire appliquer. Favoriser la remontée des problèmes du terrain et travailler collectivement à les résoudre.

Standardiser

Écrire les règles de fonctionnement (documents et visuels) concernant le stockage, le nettoyage, l'inspection des équipements :

• utiliser des aides visuelles : photos, pictogrammes, vidéos, etc. ;
• réunions régulières autour du tableau de communication.

Suivre

Instaurer un planning d'audits de maintien. Réviser les objectifs initiaux et les réactualiser.

Les rôles du chef de projet

Il apporte le soutien méthodologique et opérationnel aux chantiers. Il veille à la mobilisation des personnels et des responsables. Il assure l'atteinte des objectifs. Il veille à l'harmonisation des pratiques. Il organise et suit le système d'audit.

Modalités : pilotage du projet, animation des audits, visites régulières sur chantiers & disponibilité aux pilotes et animateurs.

Les rôles des pilotes

Ils sont les correspondants du chef de projet sur son unité/service et les responsables du déploiement des 5S en local. Ils sont directement en charge de la mise en oeuvre des chantiers ou bien la délèguent aux animateurs. Ils veillent à l'intégration des pratiques 5S dans le fonctionnement du quotidien, à la montée en autonomie des équipes.

Modalités : apport de soutien aux équipes (et animateurs s'ils existent) en participation aux actions sur les chantiers, participation aux audits.

Les rôles des animateurs

Ils sont responsables d'une équipe nommément désignée. Ils encadrent et animent la démarche sur le terrain. Ils apportent des conseils opérationnels. Ils mobilisent chaque membre de l'équipe. Ils coordonnent les actions de progrès.

Modalités ; animation d'une réunion hebdomadaire de 30 min. ; participation au nettoyage de poste journalier (exemple : 5 min.), à la maintenance de 1er niveau hebdomadaire (exemple : 15 min.), à la résolution de problèmes.

EXEMPLE de Déroulé d'un chantier pilote en un mois dans une entreprise industrielle ou tertiaire

Source : Cegos.

Jour 1 Matin

• En salle : présentation rapide de la méthode 5S et travaux préparatoires en sous-groupes.
• Application sur le secteur pilote (ex : dans un bureau) : commencer à trier.

Jour 1 Après-midi

• Sur le terrain : suite du tri, rangement, nettoyage et remise à niveau.
• Élimination de tout ce qui est inutile. Profiter du tri pour identifier les problèmes.
• Évaluation collective (présentation des résultats, " audit d'étape ", photos). Débriefing sur le déroulement, les actions à terminer, les actions de simplification à réaliser. Finalisation des gammes de nettoyage.

Jour 2 Matin

• En salle : management visuel. Comment standardiser les opérations et rendre visible les flux.
• Sur le terrain : marquage/rangement/management visuel : faire connaître les marquages, les photos.

Jour 2 Après-midi

• Sur le terrain : suite et fin de l'application.
• Évaluation collective (présentation des résultats finaux, audit de bilan, photos).
• En salle : travaux en sous-groupes (les actions suivantes à lancer immédiatement, le système d'animation, le plan à 30 jours).