Fiche 02 : L'ordre du jour d'une réunion

Rédaction d'un ordre du jour

En résumé

Une réunion est réussie si, dès le départ, chacun sait quels sont les objectifs recherchés et comment elle va se dérouler. Ce n'est pas une condition suffisante mais c'est une condition minimale. Il faut donc un ordre du jour bien élaboré et très clair. Il doit comporter des indications précises et ne pas se perdre dans des détails. S'il y a des travaux préparatoires, il faut l'indiquer en disant qui fait quoi.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Quand on organise une réunion, rien n'est plus désagréable voire révoltant que de voir que quelque chose a été oublié. Ce peut être un dossier qui manque. Des données n'ont pas été travaillées suffisamment. Il se peut aussi qu'il manque un participant dont l'expertise est primordiale pour l'atteinte de l'objectif que l'on s'est donné. La préparation de la réunion est un moment important et l'ordre du jour qui sera envoyé formalisera tous les éléments nécessaires pour la conduite de la réunion.

Contexte

Ce manque de rigueur est à l'origine de réunions ratées voire incomplètes. On prend du retard sur des objectifs temps.

Si l'ordre du jour est à l'origine d'un ratage, ce sera de la responsabilité de l'organisateur de la réunion, en général un manager.

Si au contraire, il a bien fait son travail à ce niveau et s'il y a ratage, ce sera lié aux participants ou à son mode d'animation de la réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Définir l'objectif de la réunion. Ce dernier doit être clairement énoncé. Le titre de la réunion doit déjà le laisser transparaître. On se positionne ici sur des réunions de travail dans le cadre d'un projet d'organisation. Il faut resituer le contexte du projet et les objectifs associés. Quels résultats attend-on de la réunion ?
  • Une information partagée ?
  • Une décision prise ?
  • Un calendrier de travail établi ?
  • Une priorité choisie ?

  On rédige l'objectif de la réunion en une ou deux phrases, en utilisant des verbes d'action. Il doit être formulé positivement, contextualisé, atteignable et vérifiable.

• Choisir les participants. Le choix des participants est essentiel pour l'efficacité de la réunion. Trois facteurs conditionnent la qualité de la participation :
  • la clarté : le participant perçoit clairement le but et l'objectif de la réunion ;
  • la pertinence : le participant se sent utile, il a une vision claire de sa contribution ;
  • l'acceptation : le participant accepte de collaborer pour atteindre l'objectif fixé.
• Préparer la réunion :
  • documents à préparer pour la réunion ;
  • lecture de certains dossiers ;
  • lieu de la réunion (penser à réserver la salle).
• Prévoir le déroulement de la réunion :
  • heures de début et de fin ;
  • déroulement de séquences ;
  • méthodes de travail ;
  • animateur ;
  • prise de notes.

Quelques règles de bonne conduite peuvent être précisées : ponctualité, bienveillance, fermeture des téléphones portables...

Méthodologie et conseils

• Il faut un ordre concis.
• S'il y a besoin de préparations par certaines personnes, les demander nominativement.

Ces règles peuvent paraître évidentes mais sont souvent ignorées.