Fiche 04 : Utiliser tous les espaces de communication

Tout moyen d'échanger est un espace de communication

En résumé

Il existe plusieurs espaces où les personnes peuvent se retrouver pour obtenir de l'information ou échanger entre elles lors d'un changement d'organisation. Il ne faut pas les négliger même si certains peuvent paraître anecdotiques. Ils correspondent chacun à des finalités différentes dans le cadre du changement. Ces espaces de communication sont :

• le discours ;
• les groupes de travail ;
• les relations informelles.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans le cadre d'un changement d'organisation, la difficulté réside dans la faculté que nous avons à faire avancer les choses rapidement. À partir du moment où cela touche l'humain, les choses peuvent être beaucoup moins rapides que prévues. Il faut donc mettre de son côté tous les leviers qui peuvent nous aider. Des espaces aident à faciliter le changement.

Contexte

Tout changement d'organisation va modifier des rôles, des missions, des activités et des méthodes de travail. Les personnes ressentent des craintes qu'il va falloir lever. Les différents espaces de communication vont nous y aider. Les managers vont les utiliser.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Trois espaces de communication sont utilisés :

• Le théâtre est un espace où un collectif (direction, managers) communique avec un groupe (les dirigés) dans un contexte de " représentation ". Le mode de relation est fondé sur l'émotion, la découverte du sens des choses et la recherche de l'adhésion immédiate. Un exemple est la réunion de lancement d'un projet auprès de l'ensemble du personnel. Le dirigeant explique les raisons qui ont amené l'entreprise à lancer un projet, la nécessité de le faire et sa propre implication. " Je communique ".

  Logique déductive : de la décision globale doivent se décliner des décisions locales. Le discours donne un sens et donne envie.

• L'agora est le lieu où les personnes se retrouvent pour échanger en petits groupes - le mode de relation est fondé sur la rationalisation des ressentis et la confrontation des idées. Des avis multiples contribuent à enrichir le message et à lui donner les différents éclairages : chacun aura aussi entendu la contradiction et se fera " son idée ". C'est le cas dans les groupes de travail qui font de la résolution de problème. L'objectif est d'obtenir une adhésion des membres du groupe de travail aux propositions.

  " Nous communiquons "

  Logique dialectique : de la contradiction naît le mouvement et l'appropriation.

• Le réseau : c'est un espace où l'on s'échange des informations relatives au traitement de besoins quotidiens - la relation est fondée sur l'accès à l'information, la résolution de problème et l'action collective. Le réseau est constitué par des rencontres quotidiennes telles que le déjeuner ou la machine à café. On permet aux gens d'accélérer la mise en oeuvre des solutions en évitant des situations de blocage par de micro problèmes.

  " Vous communiquez "

  Cela contribue à l'autonomie des personnes.

  Logique inductive : des micro-décisions locales se rejoindront dans une décision globale. L'échange quotidien accélère la mise en oeuvre.

Méthodologie et conseils

• Pour le " théâtre ", le fond et la forme sont aussi importants.
• Pour les groupes de travail, c'est la méthode utilisée qui est prépondérante.
• Quant au réseau, il faut le faciliter tout en veillant aux rumeurs.