Fiche 05 : La liste des tâches

Le canevas type d'une to-do list

En résumé

La liste de tâches est le premier outil d'une gestion du temps efficace. Pour paraphraser le titre d'un best-seller, elle seule vous permettra de " donner la priorité aux priorités ". Et pourtant, c'est un outil qui est encore loin d'être utilisé par tout le monde.

Le temps passé à la compléter (10 minutes par jour en moyenne) est très vite amorti par une meilleure efficacité et une meilleure organisation, à condition de l'avoir toujours avec soi, à portée de main. Des logiciels existent notamment pour vous permettre de garder constamment synchronisée votre liste des tâches entre votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Avoir la planification de ses tâches juste " en tête " est un important facteur de stress. En effet, la mémoire n'est pas infaillible et certaines tâches seront obligatoirement oubliées, ce qui contribuera au retard.
• Utiliser une liste de tâche permet de vider son esprit, de s'assurer rien n'est oublié et de mieux organiser son temps. Vous n'êtes plus pris au dépourvu par une tâche que vous vous rappelez au dernier moment, qui vous fait travailler dans l'urgence et sous stress.

Contexte

Une liste de tâche est le meilleur compagnon de n'importe quel collaborateur en entreprise.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Rituel quotidien. Comme le café du matin, vous devez prendre l'habitude de commencer votre journée par votre liste de tâches. Reportez-y les tâches de la veille non traitées et ajoutez-y celles du jour.
• Actualisation constante. À chaque sollicitation (e-mail, téléphone, communication), notez immédiatement par quelle tâche cela se concrétise pour vous. Notez-y aussi vos idées... Bref, tout ce qui vous passe par la tête tout au long de la journée. À l'inverse, dès qu'une tâche est terminée, rayez-la ; vous pourrez constater comme cette simple action peut être gratifiante !
• Catégorisation. Donner à chaque tâche son critère U/u et I/i pour mieux arbitrer votre temps. Vous pourrez ainsi identifier en un clin d'oeil les tâches que vous pouvez reporter, déléguer ou supprimer...
• Priorisation. Prenez toutes les tâches du quadrant UI et ordonnez-les pour la journée, tout en restant flexible.
• Autoanalyse. Partant du principe que l'on apprend aussi de ses erreurs, vous pouvez utiliser la liste de tâches pour vous améliorer. En consignant la durée estimée et réelle vous pourrez analyser le pourquoi de l'écart pour éviter qu'il ne se reproduise.

Méthodologie et conseils

Il n'y a pas de dogmatisme sur le format et le contenu idéal d'une to-do list : une feuille volante par jour, un cahier, la liste des rappels de Outlook ou Gmail... Peu importe le support, l'essentiel est que vous ayez le réflexe de l'actualiser constamment, pour vous vider la tête et pour noter l'avancement de votre travail.