Fiche 08 : La méthode GTD

Le flux de traitement d'une tâche selon la méthode Get Things Done (GTD)

En résumé

David Allen, dans son livre S'organiser pour réussir, a mis au point la méthode GTD, basée sur deux constats. D'abord notre esprit est pollué par la recherche constante des tâches et informations stockées dans notre mémoire. Ensuite, nous avons tendance à repousser les actions compliquées, parce que nous n'avons pas le réflexe de les ramener à des " actions élémentaires " simples et faisables.

Cette méthode propose une vision dynamique de l'organisation personnelle, en traitant toute matière première dans un flux (workflow).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La méthode Get Things Done met l'accent sur la mise en oeuvre pour avancer le plus possible dans la somme des tâches à réaliser au quotidien. Elle propose de centraliser toute la matière première qui vous alimente dans une " boîte de réception " et vous permettra de l'avoir vidée tous les soirs.

Contexte

La liste de tâches constitue le réflexe n° 1 d'une gestion de son temps efficace. Mais lorsque les tâches s'accumulent (?> 20), son côté pense-bête peut alors commencer à rendre son utilisation délicate. En effet, le risque augmente de perdre une information précieuse ou de mal prioriser. La méthode GTD peut alors vous être utile !

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Collecte. Considérez toutes les informations entrantes, quel que soit le média : e-mail, message sur boîte vocale, post-it, mémo, compte rendu de réunion... Rien ne doit vous échapper.
• Examen. Distinguez la matière première " actionnable " de celle qui ne l'est pas.
• Actions. Respectez bien l'ordre du flux : à faire ou à déléguer ou à affecter à l'une de vos listes de tâches, chacune étant définies par un contexte.
• Réalisation par contexte. Un contexte représente une situation donnée où nous sommes bien placés pour faire certaines choses, c'est-à-dire relatives à un type d'action (@e-mail, @téléphoner), un lieu (@site_B, @déplacement) ou encore des personnes (@Martine, @GrandChef).
• Revue hebdomadaire. Une fois par semaine, reconsolidez toutes les sources d'information, vos classements, votre agenda...

Méthodologie et conseils

• Pour que la méthode soit efficace, il est préférable de collecter les informations entrantes dans un seul et même lieu : des logiciels spécifiques le permettent, mais Outlook peut faire tout aussi bien. Dans ce dernier cas, il faudra donc vous envoyer un e-mail à vous-même à chaque nouvelle action.
• Ramenez toute tâche à une somme d'actions élémentaires dont la réalisation est clairement mesurable sur un critère binaire : fait/non fait. Si votre tâche est macro, définissez le travail à faire en répondant à ces deux questions :
  • Quel est le résultat à atteindre ? (" présenter les résultats du dossier X ")
  • Quelle sera la première action à faire pour atteindre ce résultat ? (" lire le dossier X ")
• L'examen de chaque élément stocké dans votre " boîte de réception " ne doit pas prendre plus de 20 secondes.
• En plus du contexte, vous pouvez attribuer vos actions à des projets (@contexte &projetX) pour en réaliser plus facilement le suivi.