La boîte à outils du Développement personnel en entreprise
Chapitre VI : Gérer son temps

Fiche 01 : Les voleurs de temps

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Publié le 28 nov. 2017

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Les trois étapes de l'analyse de son temps

En résumé

Pour gagner du temps (ou au moins l'optimiser) une des premières démarches doit consister à identifier les moments où vous en perdez. L'analyse d'un journal d'activité soigneusement rempli pendant une semaine peut se révéler riche d'enseignement.

Elle permettra notamment de mettre à jour vos voleurs de temps, c'est-à-dire les actions ou les personnes qui vous consomment anormalement du temps. L'analyse permet aussi d'identifier les fonctions qui font partie de votre fiche de poste, mais que vous auriez négligées.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Ce n'est qu'en comprenant exactement la manière dont vous utilisez votre temps et ce qui vous pollue qu'il sera possible de minimiser les activités à faible valeur ajoutée et d'agir sur les sources de cette pollution. En tenant un journal d'activité pendant au moins une semaine, vous objectiverez l'analyse de votre temps et vous vous obligerez à sortir temporairement le " nez du guidon " pour vous observer travailler.

Contexte

La détermination de vos voleurs de temps à partir d'un journal d'activité est d'autant plus pertinente que vous avez déjà une certaine expérience de la fonction que vous occupez.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Recueil. Créez une fiche activité par jour et complétez-la soigneusement. Votre objectif est d'avoir la photographie la plus précise possible de la manière dont vous utilisez votre temps chaque journée de la semaine. Notez notamment les durées et si vous avez été interrompu et par qui.

Analyse quantitative. Une fois les cinq jours complétés, regroupez les tâches que vous avez faites selon le type d'activité auxquelles elles se rapportent : administratif, suivi client, management, projet, production... Calculez la durée totale que vous avez consacrée à chaque activité et matérialisez le tout sous forme de graphique.

Analyse qualitative. Sur la base des informations précédentes et au regard de vos notes sur vos fiches activité, répondez aux questions suivantes :

Que font (ou non) les autres qui contribue à vous faire perdre du temps ? Quelle personne précisément ?
Quelle tâche est particulièrement chronophage ? Pourquoi d'après vous ?
Qu'est-ce qui explique selon vous que pour telle tâche ou activité vous consacriez systématiquement plus de temps ? Quel est le piège dans lequel vous avez tendance à tomber ?

Classez les réponses obtenues en deux colonnes, selon qu'elles dépendent des autres ou de vous. Identifiez parmi toutes ces réponses votre " top 3 ", celles qui d'après vous ont le plus d'impact actuellement. Ce sont sur celles-ci que vous allez devoir agir maintenant.

Méthodologie et conseils

L'exercice peut paraître fastidieux mais il est tellement riche d'enseignements qu'il serait dommage de s'en priver ! Si compléter un journal d'activité tout au long de la semaine vous semble pénible, essayez de le reconstituer à partir de votre agenda et de votre mémoire. L'information sera moins fiable mais permettra de dégager un premier niveau d'analyse.
Pour l'analyse qualitative, répondez aux questions en identifiant les responsabilités des autres (ce qu'ils font [ou non] et qui vous empêche de), ainsi que votre propre responsabilité, sans concession ; il serait trop facile et pas très lucide de remettre tous vos maux sur les autres et sur votre entreprise.

Avantages

La prise de conscience permise par cet autodiagnostic constitue un premier pas indispensable pour identifier ce qui doit être changé dans votre mode de fonctionnement.

Précautions à prendre

Attention : vos appels téléphoniques, e-mails, entretiens et réunions ne sont pas des activités, mais un média, un moyen de réaliser une activité donnée.