Fiche 09 : Le traitement de la " mailingite "

Le processus de traitement des e-mails

En résumé

L'e-mail a pris une place prépondérante dans l'activité professionnelle quotidienne. Il n'est plus rare d'avoir des boîtes de réception contenant plus de 1 000 messages et un volume de plus de 70 e-mails par jour. Cette volumétrie peut générer une " mailingite " : un stress qui s'accompagne d'un comportement quasi-compulsif où l'on va vérifier plusieurs dizaines de fois par jour sa boîte de réception.

En appliquant quelques principes inspirés de la méthode " inbox zero ", il devient possible de faire le ménage dans sa boîte de réception et de retrouver une certaine sérénité, mais aussi de gagner en efficacité par une meilleure gestion de l'information.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'e-mail active plusieurs leviers psychologiques qui en font rapidement un piège : il suscite la curiosité, crée une interruption et est vécu comme une " distraction ". Sachant qu'il faut au moins trois minutes pour revenir à son état de concentration initial après une interruption, la consultation compulsive de ses e-mails impacte directement l'efficacité.

Contexte

Lorsque trop d'e-mails s'accumulent dans votre boîte de réception et que vous vous sentez débordé, ce processus vous sera utile.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Limitation. Le principe consiste à éviter de vous distraire vous-même de la tâche sur laquelle vous êtes en train de travailler et que vous traiterez plus efficacement en étant concentré.
• Filtrage. Les règles de filtrage sont une des fonctionnalités les plus essentielles d'un logiciel de messagerie et pourtant une des moins utilisées. Le principe consiste à aiguiller automatiquement un message vers un répertoire donné sur la base de critères que vous aurez définis. Il y a au moins une règle à mettre en place : lorsque votre nom figure dans le champ " cc : " de la liste des destinataires les messages sont aiguillés vers le répertoire " à lire ".
• Consultation. N'ouvrez un message que si vous n'avez le temps de le traiter ensuite. Sinon vous perdez du temps, vous obligeant ensuite à devoir le relire pour déterminer ce que vous allez en faire.
• Traitement. À cette étape il s'agit d'éliminer le maximum de messages de votre boîte de réception pour n'y conserver que l'urgent et l'important, qui devront être traités dans la journée. Tous les autres doivent être déplacés.

Méthodologie et conseils

• Communiquez à vos collègues et votre manager votre usage de l'e-mail pour qu'ils utilisent le bon média pour vous joindre en cas d'urgence et qu'ils ne soient pas frustrés s'ils ne voient pas arriver de réponse de votre part.
• Plutôt que déplacer vos messages dans les dossiers " action " et " en attente ", vous pouvez les laisser dans votre boîte de réception en les marquant avec un drapeau (flag ou tag) d'une couleur spécifique, pour bien les distinguer des autres.
• En complément de ce processus, encouragez les personnes avec lesquelles vous travaillez à partager des règles simples d'efficacité, type : 1 e-mail = 1 seul sujet/1 e-mail = 1 objet explicite...