Chapitre VI : Gérer son temps

Gérer ou subir le temps ?

Nous vivons à l'ère de l'abondance de l'information et de l'immédiateté. L'urgence est érigée en principe, impose son diktat et empêche le salarié de s'attacher à travailler sur sa véritable mission. Le temps est subi plus qu'il n'est maîtrisé et constitue un facteur aggravant de stress.

Conséquence, nous travaillons souvent à plusieurs tâches en même temps, sans prendre le temps de savoir si nous sommes réellement efficaces de la sorte. En effet, nombreux sont les psychologues à penser que le traitement multitâche perturbe la concentration, hache le travail et, à nouveau, engendre du stress. Une étude (D. Mayer) montre d'ailleurs que ceux qui passent en permanence d'une tâche à l'autre prennent 1,5 fois plus de temps pour réaliser deux tâches que ceux qui les traitent l'une après l'autre !

Ensuite, pour traiter toutes ces tâches nous travaillons beaucoup ; il n'est pas rare que les collaborateurs dépassent régulièrement leur quota hebdomadaire, et c'est encore plus vrai chez les cadres, dont le temps est compté au forfait. Cet investissement a des répercussions directes sur la recherche (et la nécessité) d'un équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

L'épuisement professionnel peut guetter la personne qui, tel un hamster dans une roue, courre sans cesse en se perdant dans les tâches opérationnelles, sans réellement discriminer selon leur importance respective. On ne sera donc pas surpris de voir que dans la gestion du temps, le principe de Pareto s'applique aussi, où seulement 20 % de notre activité génère 80 % de nos résultats : une grande partie du temps est donc mal utilisée.

Améliorer la gestion de son temps

Les outils sélectionnés visent à permettre de faire plus et mieux dans le même temps. Il est souvent indiqué qu'une meilleure organisation personnelle permettrait de gagner jusqu'à 30 % de productivité.

La démarche proposée se déroule en quatre temps :

D'abord, réalisez un autodiagnostic pour identifier ce qui vous " vole " du temps, en recensant ce que les autres font, mais aussi vos travers mentaux et vos habitudes inefficaces.

De plus, la relation au temps repose sur un certain nombre de processus psychologiques qu'il est utile de connaître pour éviter d'en être prisonnier. L'un des premiers consiste à sortir de la tyrannie de l'urgence en apprenant aussi à pondérer ses tâches par un second critère fondamental, leur importance.

L'organisation du temps repose ensuite sur quatre principes-clés :

• La fixation d'objectif : l'organisation de votre temps doit d'abord être le reflet des objectifs que vous vous fixez... et qui sont trop souvent inexistants, ce qui aggrave le sentiment d'inefficacité : " mais à quoi ça sert tout ça " !
• La liste de tâches : c'est l'outil numéro 1 d'une gestion efficace pour libérer l'esprit et pouvoir ensuite regrouper les tâches par leur typologie.
• La planification : pour gérer son temps, il faut le visualiser. La planification va vous inciter à structurer votre temps autour d'activités essentielles pour votre mission (vos " grosses pierres ").
• La gestion des interruptions pour ne plus laisser aux autres trop de pouvoir sur votre temps.

Enfin, deux méthodes reprennent en synthèse l'ensemble des outils présentés dans ce dossier. La méthode " Getting Things Done " vous propose de traiter chaque tâche selon un processus donné. La méthode " Inbox Zero " vous permettra de venir à bout du syndrome de la " mailingite ", lorsque votre boîte e-mail est trop encombrée pour vous permettre d'être efficace.