Fiche 06 : La planification

L'utilisation de son agenda pour redonner la priorité aux priorités

En résumé

La planification consiste à identifier votre temps disponible et à bloquer les créneaux temps nécessaires à des dates données pour attendre vos objectifs. En développant le réflexe de matérialiser vos " grosses pierres " dans votre agenda, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu'à la fin de la semaine vous ayez pu avancer efficacement sur ce qui fait l'essence même de votre métier.

En vous permettant de visualiser votre temps, la planification est un des moyens les plus efficaces pour éviter que votre organisation personnelle soit dépendante des autres, mais aussi de vos envies ou de vos réactions émotionnelles.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'agenda (papier ou électronique) est un outil indispensable pour gérer son temps. En y recensant ses rendez-vous et principales activités de la semaine, il offre une vision d'ensemble qui permet de réaliser des arbitrages dans l'attribution de son temps.

Contexte

Même si la liste de tâches permet de visualiser son quotidien, la planification hebdomadaire est nécessaire pour vous permettre d'anticiper plus que subir votre temps.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Commencez (ou finissez) chaque semaine en investissant cinq minutes pour votre planification hebdomadaire :

• Reportez d'une semaine sur l'autre vos " rituels ", c'est-à-dire vos réunions d'équipe, points projet, entretien de reporting...
• Indiquez tous vos rendez-vous en face à face et ceux au téléphone aussi bien en interne qu'en externe. Notez dans votre agenda le lieu du rendez-vous ou le numéro de téléphone.
• Listez vos " grosses pierres ", vos activités incontournables (uI) de la semaine et attribuez-leur un ou plusieurs créneaux à chacune.
• Positionnez aussi des " rendez-vous avec vous-même " (en les repérant éventuellement par un astérisque) pour bénéficier de plages de travail ininterrompues à forte productivité.
• Les créneaux disponibles restants vous indiquent le temps dont vous disposez réellement sur la semaine pour traiter votre liste de tâches (notamment celles notées UI et Ui). En général, le temps disponible restant s'élève à moins de 50 % de votre temps de travail.

Méthodologie et conseils

• Les grosses pierres reflètent ce qui est important pour vous dans la réussite de votre fonction (et si possible non encore urgent). Ce sont soit des activités sur lesquelles vous êtes évalué, soit celles qui dépendent d'objectifs que vous vous êtes fixés. Ce sont de blocs inamovibles autour desquels l'ensemble de vos autres tâches vont s'organiser.
• Ne planifiez pas plus de 60 % de votre temps pour garder 20 % de votre temps pour les inévitables imprévus et 20 % pour les échanges sociaux.
• Ménagez une marge d'au moins quinze minutes entre chaque créneau réservé pour plusieurs raisons. Les réunions (et parfois les entretiens) sont souvent mal cadrées dans le temps et débordent. Avec une marge, vous évitez de vous mettre en retard pour la suite. De plus, vous avez besoin d'un sas de décompression entre deux activités.
• Si un rendez-vous est à l'extérieur, matérialisez votre temps de déplacement sur votre agenda à l'aller (pour savoir quand partir) et au retour (pour savoir à partir de quelle heure vous pourrez prendre de nouveaux engagements).