Fiche 07 : La gestion des interruptions " DQD "

La réponse en trois temps face aux interruptions

En résumé

Les interruptions sont un des fléaux les plus importants en termes de productivité. En effet, en vertu de la loi de Carlston (cf. outil 51), une tâche prend d'autant moins de temps qu'elle peut être réalisée de manière ininterrompue.

Heureusement, il est possible de contrôler ces interruptions pour éviter qu'elles ne dictent notre temps. Il s'agit pour cela d'adopter le " réflexe DQD " qui consiste en quelques questions (au moins trois) à circonscrire la demande pour analyser son importance relative et décider ou non d'y accorder du temps.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans la littérature, la notion de sollicitation est souvent présentée de manière métaphorique par un singe. Une sollicitation acceptée et c'est le singe de votre collègue qui vous saute sur l'épaule et qui vous empêche de vous focaliser sur votre travail. En qualifiant précisément la demande, vous pouvez éviter de récupérer le singe.

Contexte

Le réflexe DQD est encore plus indispensable à mettre en oeuvre lorsque vous travaillez sur un sujet qui demande de l'attention et de la concentration.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• D - Dissuasion. Au-delà de votre comportement dans la situation, vous pouvez mettre en place des mesures pour éviter d'être dérangé. La meilleure dissuasion reste encore la porte du bureau fermée, mais tout le monde n'a pas la chance d'avoir son bureau. En open-space, convenez d'un code (une pancarte, un feu tricolore) entre collègues pour savoir qui peut être dérangé et quand. Pensez aussi à éteindre votre téléphone (portable).
• Q - Questions. Les réponses que vous obtenez dépendent en partie de la qualité de la formulation de vos questions. N'hésitez pas à adapter vos questions types jusqu'à ce qu'elles donnent pour vous une réponse qui vous permette de décider de manière éclairée.
• D - Décision. Sur la base des réponses, préparez-vous à devoir dire non (cf. outil 46). En étant à la fois ferme et courtois, vous ferez comprendre que vous n'êtes pas disponible immédiatement pour traiter des tâches non urgentes et/ou non importantes. Votre non sera d'autant mieux accepté que vous l'accompagnerez d'une explication et éventuellement d'une alternative.

Méthodologie et conseils

• Communiquez avec vos collègues sur vos besoins et votre fonctionnement en termes d'organisation. Cela leur permettra non seulement de comprendre vos réactions mais aussi de se caler sur vos " règles du jeu ". Vos collègues et votre manager ne peuvent pas forcément deviner ce qui est propice pour vous !
• " Je peux te voir c'est urgent ! " : vous le savez maintenant, ce n'est pas parce que la demande de l'autre personne est dite urgente qu'elle est forcément importante. Le prétexte de l'urgence est souvent un moyen d'attirer l'attention. La plupart des sollicitations concernent des problèmes courants qui peuvent attendre ; ce sont rarement des situations de crise.
• En phase de décision, apprenez aussi à faire part de votre état : " Je ne suis pas disponible intellectuellement pour te répondre, repasse me voir à HH. "