Fiche 02 : La matrice urgent/important

Méthodologie et conseils

• Rappelez-vous le principe suivant : l'urgence est un fait (qui vous est imposé) et l'importance est un choix (que vous devez faire).
• Il est parfois possible de négocier le critère U d'une tâche : ne vous en privez pas ! Un délai supplémentaire de quelques jours peut donner un bol d'oxygène bienvenu !
• Le quadrant uI est celui qui doit concentrer toute votre attention. Il révèle votre capacité à être proactif, c'est-à-dire non seulement à anticiper, mais aussi à raisonner en termes d'investissement. Les actions de veille, d'auto-formation, de réflexion stratégique entrent par exemple dans cette case et permettent de moins subir le quotidien. Il faut savoir investir du temps pour en gagner ensuite et s'être fixé des objectifs.

Comment être plus efficace ?

Autodiagnostic

Vous pouvez utiliser la matrice pour mener un mini-diagnostic de votre gestion du temps. En effet, la répartition de vos tâches actuelles dans les différents quadrants reflète votre mode d'organisation. Si vous avez une majorité de tâches dans le quadrant :

• UI = vous subissez la pression ; la situation n'est soutenable que si elle est limitée dans le temps.
• uI = vous savez anticiper vos tâches à venir et lisser la charge dans le temps.
• Ui = vous ne travaillez qu'en mode réactif, vous vous laissez imposer les priorités des autres.
• ui = vous vous ennuyez dans votre poste.
  

Stratégies d'organisation personnelle pour chaque quadrant

Vous devez décider comment agir pour traiter les tâches que vous avez catégorisées dans la matrice.

Quadrant UI (urgent et important)

Il faut distinguer deux types de tâches UI :

• Celles que vous pouvez anticiper. Dans l'idéal, ces tâches ne devraient pas se trouver dans ce quadrant. Elles reflètent deux écueils :
  • vous faites de la procrastination, c'est-à-dire que vous repoussez sans cesse la réalisation de la tâche jusqu'à être acculé et obligé d'y travailler dans l'urgence ;
  • vous ne planifiez pas (ou mal) votre travail.
• Celles qui se présentent à la dernière minute. Il s'agit des problèmes ou des difficultés qui se présentent spontanément et qu'il n'est pas possible d'esquiver. Pour éviter d'être pris de court, le meilleur moyen consiste à conserver délibérément des créneaux vides chaque jour dans votre emploi du temps pour avoir la capacité d'y faire face sereinement.

Quadrant uI (non urgent et important)

Ce quadrant doit devenir le plus important de votre organisation personnelle.

Les tâches que vous avez catégorisées comme telles doivent être reportées en premier dans votre outil de planification. Vous devez prévoir des créneaux " inamovibles " pour les traiter et rétablir votre équilibre psychique. Ces créneaux peuvent notamment être utilisés pour prendre du recul sur votre activité et :

• identifier les causes de ces dernières minutes qui polluent votre temps. En investissant du temps pour supprimer la cause, vous éviterez de continuer à en subir les effets ;
• travailler sur des sujets de fond, ceux qui font l'essence de votre métier et qui sont trop souvent relégués au second plan ;
• acquérir et développer des compétences, pour gagner en efficacité.

Bien sûr, ces tâches n'ayant pas d'échéance immédiate, il semble facile de les décaler dans le temps en fonction de l'actualité. C'est un réflexe contre lequel nous vous invitons à lutter avec vigueur. Ce que vous ne prenez pas le temps de faire aujourd'hui se payera demain.

Quadrant Ui (urgent et non important)Ce type de tâches constitue ce que l'on pourrait appeler des " pollutions ". Elles s'immiscent dans votre emploi du temps et vous empêchent de consacrer votre énergie aux deux quadrants précédents.

Il y a plusieurs réflexes à développer pour traiter ces tâches :

• Négocier le délai avec le demandeur et replanifier la tâche à un autre moment plus favorable pour vous. Vous êtes en position de force pour négocier parce que la tâche est non importante pour vous, donc sans conséquence.
• Déléguer la réalisation à ses collaborateurs, ou si vous n'êtes pas manager, demander de l'aide à l'un de ses collègues (mais à charge de revanche !).
• Apprendre à dire non (cf. outil 46). Même si la démarche génère de l'appréhension, elle est incontournable pour gérer son temps efficacement.
• Organiser des réunions pour traiter par lot ce type de tâches collectivement.
• Prévoir un créneau quotidien pour traiter ce type de tâches et communiquer à son entourage que l'on n'est disponible qu'à ce moment-là (comme un SAV qui a ses horaires d'ouverture).
• Enfin, si vous êtes manager, vous pouvez aussi apprendre à vos collaborateurs à ne vous solliciter pour leurs problèmes qu'à condition qu'ils aient au moins deux solutions à vous proposer.

Quadrant ui (non urgent et non important)

Une partie de ces tâches peut tout simplement être ignorée ou supprimée. Il s'agit souvent de tâches sans intérêt que les personnes se renvoient jusqu'à ce qu'un bon samaritain prenne sur lui de les faire. D'où à nouveau l'intérêt d'apprendre à dire non...

Attention, si vous êtes " atteint " de procrastination, vous avez l'art de vous plonger dans ce genre de tâches parce que ça vous distrait, plutôt que vous occuper à traiter vos véritables priorités. En passant moins de temps à ces tâches et en étant plus disponible pour traiter celle de catégorie UI, vous parviendrez à établir un meilleur équilibre de vie.