Fiche 12 : Le tableau de maîtrise des achats

Le tableau de maîtrise des achats s'applique aux projets pour lesquels la part achetée est importante. Il permet de surveiller l'ensemble des achats à réaliser. La part achetée est ré-estimée à périodicité régulière, et cumulée sur la totalité du projet. Les écarts sont calculés au fur et à mesure de l'avancement. Ce tableau assure l'articulation avec le service achat. Le chef de projet vérifie que le processus achat de l'entreprise est appliqué, avec les adaptations nécessaires pour le fonctionnement en projet.

Construction du tableau de maîtrise des achats

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Disposer d'une vision permanente des achats à réaliser et de leur taux d'avancement.
• Disposer de prévisions de dépenses à fin de projet remises à jour périodiquement sur le projet, et donc de plus en plus fiables.

Contexte

Le tableau de maîtrise des achats est initialisé à partir des données de l'organigramme des tâches. Les informations de coût sont issues du budget du projet.

Ce tableau est élaboré en étroite collaboration avec le service achat en utilisant le processus achat de l'entreprise :

• formalisation du besoin à satisfaire, recherche de l'ensemble des fournisseurs capables de satisfaire le besoin, et établissement d'un premier modèle de coût de l'achat permettant de définir l'objectif de prix d'achat ;
• consultation des fournisseurs référencés (éventuellement précédée par un appel à candidatures pour les achats complexes ou spécifiques) ;
• réception et dépouillement des offres, proposition de choix aux décideurs ;
• négociation finale avec le fournisseur sélectionné et rédaction du contrat ;
• surveillance de la réalisation de la prestation, et suivi des engagements de l'entreprise en cohérence avec la valeur acquise des travaux ;
• recette finale de l'achat, une fois l'ensemble des travaux réalisés et validés avec ou sans dérogation par le donneur d'ordre.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Au début de la réalisation du projet, initialiser le tableau avec tous les achats prévus sur le projet, ainsi que les quantités prévues et les prix de référence ayant servi à l'élaboration du budget.
• Produire un point formel à chaque période de gestion, permettant de compléter progressivement le tableau : fournisseur choisi, prix négocié, engagement partiel ou total pris.
• Mettre à jour les engagements, à partir des informations données par chacun des acteurs en charge d'un ou plusieurs achats.
• Ré-estimer le reste à engager, en prenant en compte les plus récentes informations disponibles sur le projet : modification des quantités, modification des prix unitaires, modification des frais logistiques, etc.
• Décider des actions correctives à mettre en place avec l'acteur projet concerné.

Méthodologie et conseils

• Installer et faire durer le rituel du tableau de maîtrise des achats, pour mettre les achats sous tension.
• Graduer la pression sur les achats en fonction de leur caractère stratégique : un achat à haut niveau de technicité, ou nécessitant des compétences rares sera surveillé de très près par le projet tout au long de son exécution. Un achat plus basique, de commodité, pourra être traité avec une plus forte pression sur les prix, et seule la tenue du plan d'approvisionnement sera mise sous contrôle.