Fiche 03 : La réunion de clôture

La réunion de clôture intervient alors que la totalité des travaux du projet est terminée. Menée par le chef de projet, elle donne l'occasion de tirer les leçons de l'expérience du projet et de faire évoluer les bonnes pratiques de l'organisation. Elle met un terme à l'aventure humaine qu'a pu être le projet pour son équipe, sans pour autant détruire l'intelligence collective créée lors du projet.

Ordre du jour d'une réunion de clôture

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La réunion de clôture fait partie des rites du projet. Même si elle n'est pas systématiquement jouée dans les organisations, elle permet de :

• tirer les leçons de l'expérience du projet et les capitaliser pour les projets suivants ;
• proposer des améliorations dans les référentiels de management de projet, et ainsi faire vivre le progrès permanent ;
• donner l'opportunité aux membres de l'équipe projet de s'exprimer sur leur vécu personnel du projet et sur le plaisir ou les difficultés qu'ils y ont trouvés ;
• reconnaître les contributions de chacun, pour les valoriser ;
• organiser une fête de fin de projet, symbole de la reconnaissance et du plaisir de la collaboration, et ainsi donner envie de démarrer sur un nouveau projet.

Contexte

La réunion de clôture de projet se déroule en toute fin de projet, lorsque tous les travaux de clôture à proprement parler sont exécutés. Tous les résultats ont été livrés et approuvés par le donneur d'ordre. La communication vers l'ensemble des parties intéressées est assurée.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Vérifier que le moment de la clôture du projet est venu, en s'appuyant sur la procédure de clôture de projet. Préparer l'ordre du jour de la réunion de clôture en s'appuyant sur le plan proposé.
• Envoyer l'ordre du jour aux participants, en leur demandant de préparer à l'avance leur contribution.
• Préparer la réunion en regroupant tous les rapports d'avancement du projet, tous les documents de réception du client, et le plan de management de projet. Préparer la synthèse des résultats du projet, à partir du rapport de clôture de projet.
• Animer la réunion de clôture en s'assurant de la contribution de chacun.
• Organiser un moment festif, permettant à l'équipe de se séparer avec convivialité.

Méthodologie et conseils

• La réunion de clôture n'est pas une réunion de gestion ordinaire, comme le projet en a vécu. Elle est porteuse du maximum de valeur ajoutée pour l'organisation. Pour en obtenir tous les bénéfices, son ambiance est fondamentale. La liberté de parole est indispensable, elle est précieusement maintenue tout au long de la réunion.
• La fin de cette réunion signifie aussi la mort de l'équipe projet. C'est un deuil, qui est d'autant plus difficile à vivre que l'équipe a été fusionnelle. Le chef de projet joue un rôle de facilitateur dans cette transition. S'il a su montrer un savoir-faire sur ce point, cela se saura dans l'organisation, et donnera envie aux contributeurs de travailler avec lui lors des prochains projets.