Fiche 03 : La lettre de mission du chef de projet

La lettre de mission est un document rédigé par le commanditaire du projet au sein de l'organisation, pour assurer la nomination du chef de projet et la faire connaître au reste de l'organisation. Elle assure la légitimité du chef de projet et lui donne un pouvoir de fait pour agir dans la structure permanente de l'organisation.

Les points clés d'une lettre de mission

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Fixer d'un commun accord avec le commanditaire le contour de la mission et la démarche.
• Contractualiser les critères de performance qui permettront au commanditaire de juger la qualité de la prestation du chef de projet.
• Protéger le chef de projet en limitant son intervention dans le temps, en précisant les conditions de son intervention et en définissant précisément son rôle.
• Permettre au commanditaire de prendre conscience de l'investissement nécessaire et de valider la démarche.
• Nommer explicitement une personne au poste de chef de projet.
• Assurer le soutien du chef de projet par le signataire de la lettre de mission.
• Communiquer auprès de l'organisation, et éventuellement vers l'extérieur, le nom du chef de projet et son domaine d'intervention.

Contexte

L'élaboration de la lettre de mission se fait généralement avant la formalisation du cahier des charges projet, et à l'optimum, avant la formalisation de la fiche projet. Elle relève des décideurs de l'organisation.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• On commence par choisir le chef de projet : cette décision de la direction de l'organisation peut se faire pendant l'élaboration de la fiche projet, ou au moment de sa validation.
• Le commanditaire rédige la lettre de mission, en précisant le nom du chef de projet, les attendus du projet et le niveau d'engagement attendu du chef de projet. Cette rédaction est faite, dans le cas optimum, en tenant compte de l'avis du chef de projet.
• Le commanditaire signe la lettre, puis la remet formellement au chef de projet, pour obtenir son engagement.
• Le commanditaire organise la diffusion au sein de l'organisation auprès des parties intéressées : les responsables hiérarchiques des services concernés, les clients du résultat du projet, le comité de direction de l'organisation et le comité de pilotage pressenti.

Méthodologie et conseils

La formulation de ce qui est attendu du chef de projet doit être élaborée avec soin. La lettre de mission se focalise sur les grands résultats attendus du projet et sur le niveau de responsabilité dévolu au chef de projet. Ce sont des sujets sensibles, qui touchent au coeur du projet (résultats attendus) et au coeur de la structure permanente de l'organisation et de ses prérogatives (niveau de responsabilité).