Fiche 08 : La fiche de tâche

La fiche de tâche est élaborée conjointement par le chef de projet et le responsable de la tâche concernée, et donne lieu, dans le cas d'organisation matricielle, à signature par le chef de projet, le responsable de la tâche et son responsable hiérarchique. Elle constitue le référentiel d'exécution entre le chef de projet et son équipe projet.

Exemple de fiche de tâche remplie

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La fiche de tâche est un document structurant du projet, qui complète l'organigramme des tâches. Elle permet de :

• décrire les résultats attendus de la tâche pour qu'ils soient compris de la même façon par le chef de projet, par le responsable de la tâche, et par les autres responsables de tâches concernés ;
• décrire, de manière plus ou moins précise suivant le besoin, le mode opératoire pour réaliser les travaux ;
• indiquer les intrants qui rendent possible la réalisation des travaux ;
• situer dans le temps la tâche à exécuter et indiquer les informations économiques associées.

Contexte

La fiche de tâche naît au moment où les travaux à exécuter sont listés au sein de l'organigramme des tâches. Elle concerne avant tout les tâches qui figurent au niveau le plus bas de chaque branche.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Créer la fiche de tâche dès qu'une tâche est identifiée lors de l'élaboration de l'organigramme des tâches. Pour éviter des travaux à faible valeur ajoutée, cette fiche ne sera décrite que pour les tâches qui sont au plus bas niveau des différentes branches de l'arborescence.
• Compléter la fiche de tâche dans une séance de travail conjointe avec le responsable de la tâche et le chef de projet. Les autres acteurs de la tâche, s'il y en a et s'ils sont connus, doivent être impliqués dans cette démarche.
• Faire valider la fiche de tâche par le responsable hiérarchique du responsable de tâche.
• Insérer la fiche de tâche dans le référentiel de gestion du projet, à proximité de l'organigramme des tâches, et veiller à son accessibilité tout au long du projet, notamment pour le responsable de la tâche, pour les responsables des tâches antérieures et postérieures, et pour les acteurs de projet concernés.
• En fin de projet, valider la conformité de ce qui a été réalisé par rapport à ce qui était prévu dans la fiche de tâche.

Méthodologie et conseils

La fiche de tâche peut être établie de manière structurée dans les logiciels de gestion de projet, sans passer par un format documentaire sous traitement de texte.

Le mode opératoire de la tâche n'est décrit que si cela apporte une valeur ajoutée au projet. Généralement, le responsable de la tâche et les acteurs impliqués connaissent le type de travaux à réaliser et n'ont pas besoin de la description détaillée du mode opératoire.