Chapitre II : Cadrer le projet

L'objectif a été défini lors de la phase d'initialisation. Il est décrit dans la fiche projet et affiné dans le cahier des charges. Il va continuer à s'affiner pendant toute l'exécution du projet, tout en restant aligné sur sa définition initiale, sauf modification acceptée. Les actions à réaliser, appelées tâches ou lots de travaux, doivent être décrites au plus tôt dans le projet. Elles sont bâties pour permettre d'atteindre les objectifs.

La prévision au service du succès du projet

Cette description constitue la partition que le chef de projet, véritable chef d'orchestre, joue avec son équipe, en relation avec l'ensemble des parties intéressées par le projet. Si la partition est mal synchronisée, cela donne à coup sûr une cacophonie. Si la partition est bien réglée, le morceau peut être beau à entendre, mais cela dépend du talent de chacun, et de leur capacité à jouer ensemble.

La mobilisation d'acteurs possédant les compétences requises sur les tâches nécessaires repose sur la mise en oeuvre d'outils listant d'une part les travaux, et d'autre part les ressources nécessaires à leur exécution.

Ce cadrage se réalise pour l'essentiel au début du projet. Mais les activités de prévision continuent de se dérouler tout au long de l'exécution du projet, dans le but de procéder à des réajustements de trajectoire lorsque cela est nécessaire.

La position relative des outils au cours de la phase de cadrage

Le plan de management de projet est l'intégrateur de toutes les informations de management : construit au fur et à mesure des activités de prévisions, il détient la référence des objectifs et des besoins à satisfaire, et de la cible coût et délai à atteindre. Il contient les pratiques de management de projet à appliquer durant toute son exécution.

Il existe par ailleurs un ensemble d'outils qui permettent de décrire les travaux et leur affectation :

• l'organigramme des tâches, pour la décomposition structurée des travaux ;
• l'organigramme des ressources, pour disposer d'une vision microscopique et macroscopique des ressources nécessaires sur le projet ;
• la matrice de responsabilité, pour décrire les affectations des travaux aux ressources identifiées ;
• la fiche de tâche, pour disposer d'une description détaillée et centralisée de tous les travaux à réaliser ; elle est bien l'aboutissement de ce travail.

Ce jeu d'outils est utilisé de manière itérative. Le chef de projet utilisera successivement l'organigramme des tâches, l'organigramme des ressources et la matrice de responsabilité à plusieurs reprises, jusqu'à aboutir à une version suffisamment opérationnelle pour organiser une réunion de lancement officielle du projet.