Fiche 06 : Le jalon de projet

Le jalon est un événement significatif positionné dans le planning du projet. Il est associé à un acte de validation interne au projet ou à une approbation par un commanditaire. Le jalon définit des objectifs intermédiaires de projet et met en place un dispositif " anti-retour " : les décisions prises au jalon sont irréversibles, et permettent d'affiner la suite du projet. C'est généralement au moment des franchissements de jalon que les décisions d'arrêt de projet sont prises.

L'" effet cliquet " du projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le jalon définit un temps d'arrêt ou un point de rencontre entre les parties intéressées du projet, dans le but de prendre des décisions, ou de se remettre des documents de manière formelle, à une date prévue.

De manière générale, les jalons ont comme avantage de donner des objectifs intermédiaires pour les équipes projet, et ainsi sortir de l'effet tunnel, risque majeur du management de projet.

Contexte

Les premiers jalons structurants du projet sont définis au début du projet, lors du phasage de ce dernier. Mais le commanditaire peut également demander au chef de projet de planifier de nouveaux jalons lorsqu'il souhaite avoir de la visibilité sur les livrables qui ont été produits et valider ces derniers.

La définition de jalon est aujourd'hui admise comme incontournable en mode projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier les jalons à positionner dans l'organigramme des tâches, en s'appuyant sur le cycle de vie du projet.
• Définir pour chaque jalon des règles de franchissement de jalon explicites (des critères de décision de validation du livrable), qui permettront de gagner du temps lors de la validation des livrables. Les projets d'une même famille partagent les mêmes règles pour chaque jalon.
• Préparer chacune des réunions de franchissement de jalon en envoyant aux participants les documents ou livrables soumis à validation.
• Animer la réunion de franchissement de jalon, ou éventuellement faire animer cette réunion par le sponsor du projet : valider les livrables présentés ; analyser le déroulement de la phase précédente ; analyser et valider le planning de la phase suivante.
• Rédiger le compte-rendu de la réunion et communiquer largement sur les conséquences des décisions prises.

Méthodologie et conseils

Le plus souvent, le passage du jalon est associé à un livrable majeur de la phase en question. Mais en plus du livrable, la décision du passage de la phase peut également être associée à la réalisation de certaines tâches obligatoires (règles internes, réglementation).

Le passage d'un jalon est un acte fort de management pour le chef de projet. Il est donc important d'instituer un rituel autour de ce point, d'investir dans sa préparation, et de communiquer largement sur les conclusions de la réunion.

Comment être plus efficace ?

La systématisation du recours aux jalons est aujourd'hui acquise dans les projets. Mais comment faire pour garantir la pertinence de ses choix en termes de définition de jalon ?

Les différentes natures de jalon

Il en existe deux grandes natures, ayant des objectifs spécifiques, et des points de vigilance particuliers :

Il peut parfois figurer des jalons de nature réglementaire, qui visent à prendre en compte des contraintes externes temporelles : date au plus tôt de démarrage de travaux, etc.

Les différentes natures de validation

Au cours d'une réunion de franchissement d'un jalon, 3 grandes familles d'actions sont réalisées :

• La validation des livrables, attendus par les décideurs et prévus au plan de management de projet. Cette validation relève de deux dimensions : la conformité par rapport à ce qui avait été défini dans les documents de départ, et l'aptitude à l'emploi du livrable proposé et de la solution finale telle qu'elle peut être imaginée à partir du livrable soumis à validation.
• L'analyse du déroulement de la phase précédente. Il est parfois difficile d'apprécier la qualité d'un livrable, sans apprécier la manière dont il a été élaboré. L'instance de décision s'intéresse à ce stade à la nature des échanges et des relations entre les différentes parties prenantes, à l'ambiance dans l'équipe projet, au nombre d'itérations qu'il a été nécessaire de réaliser pour aboutir au livrable proposé pour validation.
• L'analyse et la validation du planning de la phase suivante. Le jalon est l'occasion de tirer les enseignements des travaux des phases précédentes, de remettre à jour les barèmes de charge par nature de charge, et de gagner en précision sur les contours des travaux à réaliser. Une re-planification a donc été proposée par le chef de projet, qui en demande la validation.

Cas d'un planning de jalons, sur les deux premières phases d'un projet de construction d'équipements à usage collectif

Dans le schéma suivant, un processus de développement est proposé. Il place neuf jalons en regard des phases associées. Chaque jalon (représenté par un feu tricolore) est alors spécifiquement défini par la phase qu'il clôt.