Fiche 04 : Estimation de la charge de travail du chef de projet

Le chef de projet est souvent ambidextre : il est expert sur un sujet et pilote en parallèle un projet. Dans la mesure où son temps n'est pas extensible, il doit anticiper dès l'initialisation du projet la charge de travail qu'il va consacrer au pilotage. Ce sera le meilleur moyen pour lui de solliciter un arbitrage ou de déléguer certaines tâches... plutôt que de se retrouver en " mode panique " !

Estimation du temps à consacrer au pilotage d'un projet d'ouverture d'un centre de formation

Les exemples de charge donnés dans ce tableau concernent le projet d'ouverture d'un nouveau centre de formation qui a duré un an, pour un budget total de 1,3 m€.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Identifier les tâches de gestion de projet prises en charge par le chef de projet.
• Garantir qu'il disposera bien du temps nécessaire pour réaliser ces tâches.

Contexte

L'estimation de la charge de travail du chef de projet est particulièrement importante dans les situations où le chef de projet partage son temps entre le projet et des activités courantes. Les urgences de ces dernières risquent en effet de cannibaliser les tâches de gestion de projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Clarifier son rôle et ses responsabilités en faisant signer sa lettre de mission de chef de projet.
• Lister l'ensemble des tâches de gestion de projet à réaliser : organisation de réunions, mise à jour des outils de pilotage du projet...
• Réaliser une première estimation de la charge de travail, en intégrant le fait que pour une heure de réunion, il faut compter au moins une heure de préparation en amont, et de restitution en aval.
• Vérifier la compatibilité avec la charge de travail prévue initialement sur le projet. En cas de surcharge prévisionnelle, renégocier cette charge ou bien le périmètre de vos actions.
• Intégrer dès le démarrage du projet des pratiques qui permettront de gagner du temps. Planification de réunions : agendas partagés, planification des dates de réunions rituelles le plus en amont possible. Refuser de résoudre les conflits techniques/personnels par mail ; mettre à disposition la dernière version de documents techniques (cahier des charges...) et le reporting d'avancement sur les tâches des équipiers sur des outils collaboratifs ".
• Gagner du temps en réunion : préférer plusieurs réunions d'avancement courtes à des réunions de projet " fleuves " ; rédiger ou faire rédiger un compte-rendu flash pendant la réunion.
• Travailler par séquences homogènes : se réserver (a minima) des demi-journées pour travailler sur le projet, pour éviter de préparer une réunion de projet pendant une heure, puis revenir à l'activité courante, puis revenir sur le projet, etc. ; informer les équipiers de ces moments réservés au projet, cela leur permettra de vous contacter en priorité dans ces moments-là.

Méthodologie et conseils

Attention : bien souvent, en plus de piloter le projet (avec donc toutes les tâches ci-dessus à réaliser), le chef de projet possède également une expertise, et il est responsable d'un lot de travail du projet. Par exemple, dans le cadre de l'installation d'une cuisine, un chef de chantier qui est également plombier va passer du temps à piloter le chantier, ainsi qu'à réaliser les travaux de plomberie. La charge de travail associée à ce lot doit être estimée indépendamment, de manière à ne pas " cannibaliser " les tâches de gestion de projet.