Fiche 01 : Plan type d'un rapport d'avancement

Le rapport d'avancement est un document produit par le chef de projet à intervalle régulier sur le projet. Il dresse l'état des lieux, formalise les faits marquants à la date de rédaction, et présente la re-prévision à fin de projet. Il constitue la pierre angulaire de la capitalisation de l'expérience du projet, en permettant un stockage des informations tout au long du projet.

Structure d'un rapport d'avancement

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'élaboration périodique du rapport d'avancement de projet permet au chef de projet de :

• capitaliser les informations ;
• prendre du recul par rapport au pilotage au quotidien du projet et de son équipe ;
• communiquer formellement vers les parties intéressées : délivrer ce document au donneur d'ordre, et le mettre à disposition aux différents membres de l'équipe de management de projet.

Contexte

Le rapport d'avancement de projet intègre des outils de pilotage vus par ailleurs dans cet ouvrage : planning de Gantt, diagramme temps/temps, tableau de maîtrise des heures passées, tableau de maîtrise des coûts d'achat, registre des risques, matrice des risques.

Le rapport d'avancement fait partie de la stratégie de documentation et de communication du projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier au démarrage du projet le format retenu pour le rapport d'avancement, le responsable de cette réalisation (généralement le chef de projet) et la périodicité associée (documenter l'ensemble dans le plan de management de projet si ce dernier existe).
• En fin de période, recueillir l'ensemble des informations nécessaires à la réalisation du rapport d'avancement. Les données peuvent venir des comptes-rendus des réunions périodiques hebdomadaires avec l'équipe de management de projet, et des informations issues des réunions de franchissement de jalons.
• Impliquer les membres de l'équipe de management de projet. Réévaluer la situation du projet dans son ensemble et valider ou adapter les estimations à fin de projet.
• Formaliser le rapport d'avancement.
• Diffuser auprès de la cible définie dans le plan de management de projet. Stocker le résultat dans la base documentaire.

Méthodologie et conseils

Le rapport d'avancement est un document fort du déroulement du projet. Il laissera une trace durable, qui sera exploitée tout au long du projet et aussi lors des analyses de retour d'expérience en fin de phase et en fin de projet. Il est important, pour le chef de projet, d'être authentique et honnête dans son élaboration. Le chef de projet doit s'attacher à expliciter sa perception de la situation, au moment où il rédige le document.

Le contenu est de la responsabilité du chef de projet, mais il est important de le faire réaliser par l'équipe de management de projet, pour garantir son engagement sur les ré-estimations produites.