Chapitre I : Initialiser le projet

Il n'existe pas de règle incontournable pour définir ce qui provoque le démarrage du projet. Par contre, il est admis qu'un projet ne doit pas démarrer de manière floue et qu'il est nécessaire de créer un acte de naissance du projet. Cet acte de naissance est généralement appelé la fiche projet.

Quand commence un projet ?

Certaines organisations choisissent de faire démarrer le projet lors de l'établissement de la lettre de mission du chef de projet. Ces deux positions sont pertinentes, et elles marquent toutes les deux la nécessité de l'engagement fort d'un décideur interne, appelé dans cet ouvrage le commanditaire.

Cet acteur influent, relais du projet dans l'organisation, facilite le déroulement du projet au quotidien, en apportant un soutien, en faisant profiter le projet de ses relations, et en garantissant l'alignement permanent du projet sur les objectifs de l'organisation (c'est pourquoi on l'appelle parfois également le " sponsor " du projet).

L'obtention de l'engagement du commanditaire s'obtient par la clarification des enjeux du projet et des objectifs à atteindre, et par une première évaluation de son retour sur investissement.

Comment s'enchaînent les outils de l'initialisation ?

Le commanditaire du projet est finalement le premier acteur à apparaître dans le cycle du projet. Il va établir ou faire établir une fiche de projet, et nommer ou faire nommer un chef de projet.

La lettre de mission du chef de projet formalise sa nomination et lui donne la légitimité indispensable pour fonctionner au sein de l'organisation.

Le chef de projet est conscient de ses responsabilités et possède une grande partie des compétences attendues décrites au sein de son organisation. Sa première mission est de réaliser le cahier des charges du projet, qui est un approfondissement de la fiche projet. En plus de cette formalisation, le diagramme de Kano permet de typer et de hiérarchiser les enjeux et les besoins à satisfaire.

Le chef de projet définit à ce stade une stratégie de réalisation du projet, en identifiant les phases de ce dernier (son cycle de vie) et les différents moments de validation (ses jalons).

Il mobilise les acteurs essentiels à ce titre, et prépare la réunion de lancement du projet, qui se réalise généralement une fois le cahier des charges validé.