Fiche 02 : Le cahier des charges

Le cahier des charges projet constitue le contrat qui est passé entre une équipe de réalisation pilotée par un chef de projet et le commanditaire du projet. Le commanditaire peut être soit un responsable interne au sein de l'organisation, soit un client externe, avec lequel une relation commerciale est nouée. Dans ce dernier cas, le cahier des charges projet représente le premier document joint en annexe au contrat commercial passé entre le client et le fournisseur. Il donne au chef de projet le cadre de référence de ses actions tout au long de l'exécution.

Vue panoramique sur le contenu d'un cahier des charges projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le cahier des charges projet décrit les résultats attendus du projet, en termes de livrables physiques, comme en termes de changements sociaux, comportementaux ou organisationnels opérés. Il va être utilisé principalement pour :

• construire le plan de management de projet ;
• constituer l'équipe de projet ;
• préparer la communication sur le projet, dès les premières minutes de son lancement ;
• identifier les besoins et les exigences à satisfaire, et organiser l'exécution du projet pour garantir qu'ils seront satisfaits ;
• détailler le planning prévisionnel, le budget et le registre des risques du projet.

Contexte

L'élaboration du cahier des charges projet intervient en début de projet, après la réalisation de la fiche projet. Il est généralement réalisé par le chef de projet, ayant reçu délégation du commanditaire. Il est formellement validé par la direction de l'organisation qui entreprend le projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Le chef de projet prend comme référence de travail la fiche projet, validée par le commanditaire. Il recueille l'ensemble des informations déjà disponibles sur le sujet : cahier des charges comparable, document d'expression de besoin sur des sujets proches, et dossier de retour d'expérience de projets comparables au sein de l'organisation.
• Il identifie les acteurs concernés par le contenu du projet, et organise des réunions de travail. Ces réunions mobilisent de préférence des acteurs de différents services, de différentes origines, pour profiter des éclairages variés, et donner de l'étendue et de la profondeur aux travaux.
• Le responsable rédige des versions successives du document, qu'il complète au fil de l'eau des travaux.
• Le document final est soumis pour validation au commanditaire du projet, ou à la structure de validation définie sur le projet.

Méthodologie et conseils

• Il est bon que le chef de projet utilise dès le début un plan type de cahier des charges. Cela lui permet de communiquer à l'ensemble du groupe de travail la totalité des rubriques qui doivent être renseignées, et de compléter au fur et à mesure ce document.
• La relecture régulière par un " candide " est une bonne pratique pour vérifier que le groupe ne dérive pas de son objectif et ne perd pas en efficacité.
• Dans le cas de projet réalisé par un fournisseur, le cahier des charges projet peut être un document de consultation. Son contenu doit laisser suffisamment de marge de manoeuvre aux fournisseurs consultés quant aux moyens à déployer, et permettre ainsi une contractualisation avec obligation de résultats.