Fiche 05 : L'organisation en cercles

Certains projets mobilisent un grand nombre d'intervenants, et peuvent générer des réunions de travail où il y a tellement d'experts que chacun d'entre eux a finalement peu de temps d'expression. L'organisation en cercles permet de discerner les intervenants qui constitueront le noyau dur du projet et se réuniront de façon rituelle lors des réunions d'avancement de ceux qui interviendront de façon plus ponctuelle. C'est un moyen de mobiliser fortement le noyau dur d'acteurs qui va assurer le portage du projet avec le chef de projet.

Exemple d'organisation en cercles pour un projet de développement de produit

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Focaliser les efforts du chef de projet sur l'engagement de quelques équipiers clés.
• Déléguer à ces équipiers des rôles de coordination d'experts plus ponctuels.
• Éviter les réunions d'avancement de plus de 10 personnes.

Contexte

Il est important d'associer dès les phases amont du projet tous les acteurs impliqués de manière directe, voire indirecte, avec le produit du projet. Si l'on néglige cette étape (constitution d'un groupe pluridisciplinaire), on risque de ne pas tenir compte de toutes les caractéristiques du projet. Cela risque de coûter cher plus tard si un dysfonctionnement est détecté, à cause d'un oubli, en phase de déploiement.

Ces acteurs peuvent être intégrés directement au sein du noyau dur du groupe projet (le 1^er cercle), ou plus ponctuellement, par exemple dans le cadre d'un avis d'expert qui va permettre de définir les contours du projet (le 2^nd cercle).

Afin de gagner en efficacité dans le management transversal de son groupe projet, le chef de projet délègue à certains acteurs du 1^er cercle les tâches d'interface et coordination avec les acteurs de 2^nd cercle.

Le chef de projet ne réunira donc régulièrement (dans le cadre de ses réunions d'avancement) que les équipiers du 1^er cercle.

Cela permet d'organiser des groupes de travail plus efficaces, et d'éviter les réunions de 20 personnes...

Cela permet également d'identifier les personnes du 1^er cercle qui joueront le rôle de " courroie de transmission " avec l'ensemble des parties prenantes du projet : ce sont ces personnes que le chef de projet motivera en priorité !

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier l'ensemble des intervenants du projet, notamment les représentants du client, ou utilisateurs.
• Écrire le nom de chaque intervenant sur un Post-it.
• Dessiner 2 cercles sur une feuille de paperboard.
• Positionner les Post-it sur chacun des cercles en distinguant les intervenants du 1er et ceux du 2nd cercle.
• Relier les intervenants du 2nd cercle à au moins 1 intervenant du 1er cercle.
• Mettre en place des entretiens de délégation avec chaque intervenant du 1er cercle, pour leur préciser leur mission d'animation et de coordination d'un groupe de travail du 2nd cercle.

Méthodologie et conseils

• Il faut prendre le temps de donner du sens à cette organisation en cercles, notamment lors de la réunion de lancement du projet.
• Il peut être également nécessaire d'accompagner certains intervenants du 1er cercle pour qu'ils s'approprient complètement leur rôle de coordination.