Fiche 01 : Le rapport de clôture de projet

Le rapport de clôture de projet contient les informations clés descriptives du projet. Dernier document rédigé sur le projet, il décrit la satisfaction du donneur d'ordre par rapport au projet. Il analyse le résultat du projet ainsi que le processus par lequel ce résultat a été produit. Sa finalité est double : s'assurer que les activités de clôture sont bien réalisées et faciliter le transfert d'expérience vers les autres chefs de projet et l'organisation.

Plan de rapport de clôture de projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le rapport de clôture du projet est un document de synthèse rédigé par le chef de projet dans les derniers jours du projet. Il permet de :

• garder la trace des caractéristiques du projet à son démarrage ;
• formaliser les écarts finaux entre les résultats obtenus et les résultats attendus en début de projet ;
• cristalliser les bonnes pratiques à pérenniser et garder trace des erreurs à ne plus commettre ;
• faciliter le transfert de connaissances entre projets ;
• faire partager à toute l'équipe de projet l'analyse finale du projet et la diffusion qui en sera faite au sein de l'organisation.

Contexte

Le rapport de clôture de projet est réalisé par extraction des données déjà produites tout au long du projet : la fiche projet, les documents de planification initiale, les rapports d'avancement.

La valeur ajoutée produite par le chef de projet consiste en l'agrégation des données au sein d'un seul document, l'analyse des écarts au global, la synthèse de la satisfaction client.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• En fin de projet, créer le document et intégrer les données déjà disponibles au sein du plan proposé.
• Organiser des réunions de travail avec l'équipe projet, avec tous les contributeurs impliqués pour partager les analyses du projet, déterminer les difficultés rencontrées et les éléments de progrès. Décider de l'opportunité de rencontrer les clients ou utilisateurs au-delà des réunions déjà tenues pour les approbations de projet, dans le but d'obtenir un état plus précis de leur satisfaction.
• Produire le document complet et le soumettre en lecture pour avis et remarques aux membres de l'équipe projet.
• Diffuser le document amendé aux structures appropriées de l'entreprise : autres chefs de projet, service en charge du management de projet, donneur d'ordre interne...

Méthodologie et conseils

• Le plan du rapport de clôture de projet est complet et peut être simplifié pour être adapté à la taille et à la complexité du projet.
• La toute dernière version de ce document est créée après la réunion de clôture du projet. Elle intègre l'ensemble des remarques et des productions issues de cette réunion.