Fiche 05 : La réunion d'avancement de projet

La réunion d'avancement est un rituel de fonctionnement d'équipe projet. Elle rassemble les membres de l'équipe projet qui ont été impliqués dans les travaux de la période, ou qui vont être impliqués dans une période à venir. Elle crée et entretient l'esprit d'équipe. Elle synchronise l'équipe projet sur la cadence du projet. Elle crée les solidarités nécessaires au fonctionnement transversal du management de projet.

Cadencer la vie de l'équipe et collecter les données d'avancement

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La réunion d'avancement rassemble le chef de projet et ses membres d'équipe projet, généralement à un rythme hebdomadaire. Elle permet de :

• créer et maintenir l'esprit d'équipe, notamment en sollicitant l'aide d'autres membres de l'équipe sur des points spécifiques de certains membres ;
• détecter les points de blocage communs à plusieurs, et définir des stratégies de traitement global de ces points, pour dépasser les logiques de métier et d'expertise ;
• mettre en oeuvre des solidarités au sein de l'équipe ;
• obtenir l'accord de chacun et de tous sur les décisions prises au cours de cette réunion, notamment en ce qui concerne les re-prévisions de coûts, de délais et de risques.

Contexte

La réunion d'avancement de projet est programmée à jour et heure fixe toutes les semaines. Un rythme est ainsi pris. Il va servir de métronome à l'équipe de projet.

La réunion d'avancement contribue à préparer les comités de pilotage du projet. La réunion d'avancement préalable à un comité de pilotage a une partie de son ordre du jour consacré à ce point.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Intégrer la réunion d'avancement dans le plan de management de projet.
• Recueillir les informations d'avancement 1 jour ouvré avant la tenue de la réunion. Préparer la réunion en tenant compte de ces informations. Produire le tableau de bord à jour.
• Tenir la réunion en suivant l'ordre du jour proposé.
• Rédiger le compte-rendu de cette réunion, en style télégraphique éventuellement pour aller plus vite, et procéder aux mises à jour des dossiers de pilotage. Diffuser les informations dans les huit heures ouvrées.

Méthodologie et conseils

• La réunion d'avancement est l'occasion pour le chef de projet de jouer son rôle d'animateur et de chef d'orchestre du projet. Au-delà de l'aisance avec les chiffres du tableau de bord, le chef de projet crée les conditions pour que chacun apporte le meilleur de lui-même. C'est son rôle majeur, qui met en exergue la dimension communication.
• La prise en compte de la totalité des remarques, avis et suggestions des membres de l'équipe projet est fondamentale, pour éviter le désengagement progressif. Prendre en compte ne signifie pas intégrer en l'état dans le plan de management de projet. Par contre, cela signifie accuser réception de l'avis, analyser les conséquences de cet avis et décider, avec l'équipe, de son intégration dans le projet ou non.

Comment être plus efficace ?

Comment faire pour ne pas dépasser 1 h 30 de durée ?

La préconisation habituelle de périodicité d'une réunion d'avancement est hebdomadaire. Dans certains cas particuliers, il est admis de se situer en bimensuelle ou mensuelle.

À ce rythme, la réunion doit être courte, pour éviter de passer la majeure partie de son temps en réunion.

Pour rester courte, le chef de projet s'en tient strictement à l'ordre du jour. Mais cela ne suffit généralement pas.

Une des astuces les plus efficaces pour contenir la durée de la réunion est d'interdire le traitement des points durs en cours de réunion, et de ne faire que les indiquer, les recenser et les affecter à un responsable. Le tableau suivant rend concret et tangible cette attitude attendue du chef de projet :

Au cours de chaque réunion d'avancement, le point est fait sur ce tableau.

• Les points durs qui devaient être réglés à la date le sont-ils ?
• Le responsable du traitement a-t-il pris le problème en main ?

Des règles cruciales du management de projet : transparence, devoir d'alerte, et droit à l'erreur

Toute dérive ne pouvant être corrigée au sein de l'équipe ou toute évolution forte de l'environnement (menaces et opportunités) doivent être immédiatement communiquées au sponsor et au comité de pilotage.

Mais pour exercer ce devoir, il faut que ce genre d'informations remonte, notamment au cours des réunions d'avancement. C'est le devoir d'alerte des membres de l'équipe projet envers leur chef de projet. La transparence et le devoir d'alerte doivent faire partie des règles de fonctionnement explicites de l'équipe. Le chef de projet ne doit pas hésiter à surcommuniquer sur ces règles, à les rappeler et à réagir fortement en cas de non-respect.

La conséquence majeure pour l'équipe projet et pour le chef de projet est de donner le droit à l'erreur. En effet, cela évitera à quelqu'un qui a fait une erreur de la cacher pour se protéger.

Cas d'un projet de création d'un emballage innovant

Chaque équipier du projet partage ses données d'avancement avec le reste de l'équipe ce qui permet de mettre à jour les outils de pilotage du projet.