Chapitre IV : Réaliser le projet

Les objectifs du projet ont été définis, et le chef de projet sait qui fait quoi, pour quand, pour combien, et avec quels risques ! Les tâches du projet sont lancées, et il faut s'assurer que tout se déroule conformément aux prévisions... ou non.

Le pilotage pour garder le cap

De la même manière qu'un navigateur qui traverse l'atlantique, le chef de projet s'impose des relevés de position les plus réguliers possibles pour identifier s'il est toujours aligné sur son cap.

Le pilotage du projet se réalise donc de manière continue et permet de détecter les écarts par rapport aux prévisions. Avec son équipe, le chef de projet élabore alors de nouvelles prévisions dans le but de réajuster la trajectoire du projet.

Le projet consiste donc à prévoir pour piloter, et piloter pour re-prévoir !

Piloter pour rassurer le commanditaire

Un commanditaire mal informé est un commanditaire inquiet, et un commanditaire inquiet peut devenir un commanditaire agressif !

Deux formats de document permettent de structurer les informations à élaborer et à communiquer :

• le tableau de bord du projet, pour communiquer de manière simple et graphique l'état de santé du projet ;
• le rapport d'avancement du projet, qui détaille la situation à date du projet, pour en faciliter l'analyse, et pour en garder la trace tout au long du projet.

Méthodes de mesure de l'avancement complémentaires

3 méthodes de calcul sont symboliques du pilotage de projet :

• l'avancement physique permet de manière fiable de quantifier l'état d'avancement des travaux, tâche à tâche ;
• la valeur acquise est un indicateur déduit de l'avancement physique, qui donne une vision monétaire de l'avancement physique, et de l'état de santé du projet ;
• les indices de performance en coût et en délai, qui formalisent la situation du projet.

Le pilotage, préoccupation de toute l'équipe de projet

Il n'y a pas de bon pilotage sans remontée fiable d'informations du terrain. Tous les acteurs projet sont mobilisés pour réaliser les travaux, mais aussi pour faire savoir à quel niveau d'avancement ils se trouvent, quelles difficultés ils rencontrent, quels risques sont en train d'évoluer.

Une des clés du bon fonctionnement du pilotage est de travailler en confiance avec les acteurs projet :

• Le chef de projet montre que toutes les informations sont prises en compte, quelle que soit la situation, favorable ou défavorable.
• Rien n'invite les acteurs projet à cacher ou à transformer une situation pour se protéger personnellement.
• L'état d'esprit qui règne au sein de l'équipe permet à chaque acteur d'exprimer les alertes qui leur semblent nécessaires, sans se mettre eux-mêmes en danger.

Les relevés d'avancement doivent se faire dans le cadre de réunions rituelles, qui permettent d'installer un tempo dans le projet, comme un battement de coeur, et de préserver l'engagement de l'ensemble des équipiers.