Fiche 07 : L'entretien de délégation de tâche

Le chef de projet ne peut tout faire tout seul. C'est pour cela qu'il va déléguer une partie de sa mission aux intervenants projets. Déléguer, c'est confier à un collaborateur la réalisation d'une mission. En lui donnant une autonomie sur le choix et la mise en oeuvre des méthodes et moyens pour atteindre un objectif défini. En l'aidant à sa demande dans la résolution des problèmes rencontrés par des conseils et des informations en évitant de se substituer à lui pour effectuer le travail. En faisant le point périodiquement sur l'atteinte des objectifs (les modalités et la fréquence du contrôle étant préalablement définis).

Obtenir l'engagement de chaque intervenant sur sa contribution au projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Fournir les informations nécessaires à l'intervenant pour qu'il comprenne ce qui est attendu de lui.
• S'assurer de l'engagement de l'intervenant, en vérifiant sa compréhension de sa mission, sa capacité à réaliser le résultat attendu au niveau requis, et son envie de s'impliquer dans le projet.
• Vérifier que l'intervenant y trouvera aussi un avantage, qui renforcera sa motivation.

Contexte

La délégation a lieu une fois que le chef de projet a réalisé un premier cadrage de l'ensemble des tâches à réaliser, et qu'il a sollicité les différents chefs de services pour obtenir des ressources.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Prendre rendez-vous avec l'intervenant.
• Situer sa contribution : Quels sont les objectifs et les enjeux du projet ? Quel est le " client " du projet ? Quelles sont les principales phases du projet ? Son déroulement programmé ?
• Préciser sa tâche. Quels sont les résultats attendus de son travail ? Quels sont les délais de réalisations prévus ? Quelle est la durée estimée ? La tâche est-elle sur un chemin critique ? Quelles contraintes doit-il respecter ? Quel niveau de qualité est attendu ? Quel est son niveau d'autonomie ? Quels moyens sont mis à sa disposition ? Quels sont les événements clés de la réalisation ?
• En dehors de la tâche confiée, préciser les autres contributions attendues de lui : participation à des tâches amont ? Participation à des réunions (fréquence, durée) ? Informations à transmettre ? S'il n'a pas de tâche précise à réaliser, à quel titre est-il associé à ce projet ? Qu'attend-on de lui ?
• Présenter l'équipe : les principaux contributeurs de l'équipe, ainsi que les acteurs qui vont utiliser les résultats du travail.
• Partager les attentes réciproques : ses attentes vis-à-vis du projet et du chef de projet.

Méthodologie et conseils

• Une délégation bien menée est formatrice et motivante.
• On délègue toujours un pouvoir de décision.
• Une directive est le contraire d'une délégation.
• Une délégation précise quelle est la zone d'autonomie du délégataire.
• Déléguer une mission qui donne une responsabilité inférieure ou très supérieure aux compétences actuelles démotive.
• Une délégation ne réussira que si le délégataire en retire une satisfaction personnelle intangible ou (et) tangible.