Fiche 09 : La réunion de lancement du projet

La réunion de lancement est une réunion capitale pour le succès du projet. Elle construit l'équipe de projet et aligne les acteurs projet sur les mêmes intentions. Les sujets clés à aborder au cours de cette réunion concernent à la fois les dimensions techniques, organisationnelles et humaines du pilotage du projet. La préoccupation majeure du chef de projet, au cours de cette réunion, doit être de créer et cultiver le sentiment d'appartenance à l'équipe pour chacun de ses équipiers.

Les points clés de l'ordre du jour d'une réunion de lancement

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La réunion de lancement est un moment de communication vers l'équipe projet et les parties intéressées par le projet, pour :

• assurer leur alignement futur dans l'action ;
• commencer à mettre en action les acteurs qui doivent agir dès les premières minutes du projet.

Contexte

La réunion de lancement a lieu alors que le projet est officiellement décidé. Le plus généralement, elle a lieu une fois le cahier des charges du projet approuvé. En effet, c'est à partir de ce moment que l'équipe projet commence à prendre une taille importante, et qu'il convient d'en gérer la cohérence et la cohésion.

Dans les grands projets, une réunion de lancement peut avoir lieu après que la charte est signée. Dans ce cas, elle vise à lancer les travaux de réalisation du cahier des charges projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Rédiger l'ordre du jour de la réunion de lancement, et l'adresser aux participants. La liste des participants à inviter est déduite des documents de cadrage disponibles : fiche projet ou cahier des charges projet.
• Réserver une salle assez spacieuse, vérifier le bon fonctionnement du matériel : " on n'a pas deux fois l'occasion de faire une bonne première impression sur l'équipe projet ! "
• Éventuellement, inviter le commanditaire du projet à venir faire l'introduction de la réunion : ce sera l'occasion de donner du sens au projet, et de montrer l'engagement et l'exigence du commanditaire.
• Animer la réunion : (re)présenter le projet, ses objectifs, ses enjeux, ses risques, son importance pour l'entreprise ; préciser le cadre organisationnel dans lequel s'inscrit le projet (l'ensemble des informations à présenter au cours de la réunion de lancement est majoritairement issu des documents de cadrage) ; présenter le planning simplifié du projet (ses principales étapes, ses événements clés) ; demander à chacun de se présenter et de préciser ses responsabilités dans le projet ; définir les règles du jeu du fonctionnement collectif dans l'équipe ; planifier le calendrier des prochaines réunions ; terminer la réunion par un moment informel et convivial pour renforcer les liens.
• Adresser un compte-rendu de la réunion dans les 24 heures : votre professionnalisme donne le " la " aux équipiers et peut les inciter au même degré d'exigence sur leurs tâches dans le projet.

Méthodologie et conseils

La réunion de lancement va donner le ton du projet à l'équipe. Elle est donc préparée à la fois dans sa dimension très pratique, mais aussi dans l'esprit qu'elle veut insuffler : sentiment d'urgence, niveau d'exigences par rapport aux livrables, pertinence des informations de comptes-rendus d'avancement.