Chapitre VI : Clore le projet

La clôture du projet comprend les activités permettant de terminer de manière satisfaisante un projet, pour les commanditaires et pour l'ensemble des parties intéressées. Elle organise la capitalisation des connaissances créées par le projet.

La clôture pour terminer l'ensemble des travaux

La mise en place d'un projet a mobilisé des ressources au sein de l'organisation et consommé de l'énergie. La fin du projet se focalise d'abord sur la validation en bonne et due forme des livrables essentiels, qui sont la raison d'être du projet.

Mais, il est fondamental de terminer aussi les travaux annexes du projet, certes de bien moins grande importance que les livrables attendus, mais utiles pour l'organisation sur le moyen et le long terme.

Ces travaux concernent :

• la capitalisation des connaissances acquises lors du projet et les leçons à tirer pour les futurs projets de l'organisation ;
• la documentation de la fin du projet et l'archivage de l'ensemble de la documentation produite sur toute la durée ;
• le solde de tous les comptes ouverts et de tous les engagements financiers de l'organisation vers ses clients ou vers ses donneurs d'ordre ;
• la mesure formelle de la satisfaction client, au-delà de la signature du procès-verbal de réception du résultat ;
• la remise en état des installations utilisées lors du projet et libérées en fin de projet.

Le défi du chef de projet est de conserver la motivation de ses équipes pour réaliser ces activités. En effet, généralement, elles ont très fortement investi leur engagement pour obtenir la réception du livrable, et elles ont du mal à se ressourcer pour produire le dernier effort.

La clôture pour communiquer avec les parties intéressées.

Les actions de communication en fin de projet sont essentielles. Elles assurent l'ancrage du résultat du projet dans l'organisation, et valorisent le déroulement du projet.

Les parties intéressées à cibler sont, a minima :

• le client ou le commanditaire ;
• les hiérarchies des acteurs impliqués dans le projet ;
• l'ensemble des organismes externes impliqués, sollicités, ou consultés lors de l'exécution du projet ;
• les utilisateurs finaux du résultat du projet ;
• les fournisseurs du projet.

Pour chaque partie intéressée, une communication spécifique est montée. Elle valorise le résultat obtenu, et remercie éventuellement, dans le cas où la contribution a réellement permis de débloquer des situations du projet.

La position relative des outils au cours des activités de clôture

La clôture de projet est organisée au cours du déroulement du projet. À l'optimum, elle l'est dès le démarrage du projet, par l'adjonction des travaux dans l'organigramme des tâches.

Le détail de l'organisation de la clôture est facilité par l'emploi de la liste de contrôle de clôture de projet. Cette liste donne une vision grand-angle des différentes natures d'activités à réaliser. Elle peut être complétée par les travaux induits par la spécificité du projet.

Le rapport de fin de projet est commencé au cours de la phase de clôture. Rédigé en version successive par le chef de projet et son équipe, il va évoluer jusqu'à la réunion de clôture, qui lui apportera les ultimes modifications.

La réunion de clôture est le dernier événement majeur de la vie du projet. Elle est organisée selon l'ordre du jour proposé, et permet aux membres de l'équipe projet de se quitter dans les meilleures conditions, avec l'envie de commencer un nouveau projet. Les derniers ajustements du rapport de fin de projet y sont produits.