Fiche 08 : La relation avec le commanditaire

Le commanditaire est le donneur d'ordre du projet. Le chef de projet doit lui accorder une attention particulière sur 4 dimensions. 1. L'établissement et maintien d'une relation de travail étroite, pouvant aller jusqu'à la coproduction sur le projet, et imposant une connaissance la plus précise possible de la personne. 2. L'utilisation de ses leviers de pouvoir pour gagner du temps ou de l'énergie. 3. L'implication dans les actions de validation. 4. La communication vers le commanditaire et vers l'organisation, pour s'assurer de la convergence des travaux vers l'objectif réel de l'organisation, et pour valoriser le commanditaire. Le chef de projet doit avoir en permanence l'objectif de se faire du commanditaire un allié.

Les règles de la relation avec le commanditaire

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Établir la relation projet/commanditaire et maintenir cette relation.
• Assister le commanditaire dans l'élaboration du besoin et dans la validation des résultats.
• Contribuer positivement à l'image du commanditaire dans l'organisation.
• Garantir l'alignement du projet sur les objectifs du commanditaire.
• Obtenir du soutien lorsque c'est nécessaire.

Contexte

Le commanditaire est le client. Il est à l'origine du projet. Le chef de projet est nommé postérieurement à l'apparition du commanditaire dans le paysage du projet. Il doit donc réussir à créer la relation, telle qu'il le souhaite, pour gagner en efficacité sur le projet. Il est bien de son ressort de " reprendre la main " sur le projet, et donc de conduire la relation avec le commanditaire, sans se laisser conduire. Il lui est cependant nécessaire de continuer de l'écouter, de prendre en compte ses recommandations et ses besoins. C'est cet équilibre que les règles aident à établir.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Dès le démarrage, établir la relation commanditaire/équipe projet : intégrer le commanditaire dans le trombinoscope du projet, annuaire du projet ; définir les modes de fonctionnement, les rôles et responsabilités de chacun.
• Intégrer le commanditaire dans les travaux pour " rentrer dans sa bulle " : définir des temps de rencontre physique avec le commanditaire ; co-construire avec le commanditaire; l'aider à formaliser et à hiérarchiser son besoin ; faire réagir le commanditaire sur des exemples de solution.
• Être exigeant avec le commanditaire. Oser lui demander de : hiérarchiser ses demandes ; d'informer le chef de projet de toutes les décisions et orientations prises ; de s'impliquer dans la réunion de lancement du projet ;de faire du " lobbying " en faveur du projet lorsque c'est nécessaire.
• Identifier les caractéristiques des comportements du commanditaire.
• Identifier et nourrir ses préférences : sécuriser le projet, être valorisé et flatté par le projet, être surpris par le projet, disposer d'un résultat pratique, préserver la dimension financière, valoriser l'image de marque de l'entreprise.
• Veiller à l'impression que le projet laisse au final au commanditaire : le bon niveau d'originalité et d'innovation ; le sentiment partagé au sein de l'organisation que le déroulement a été harmonieux et efficace.

Méthodologie et conseils

La mise en oeuvre de ces règles relève autant d'outils et méthodes que du comportement approprié du chef de projet. Un chef de projet débutant, de même qu'un chef de projet trop technique pourra rencontrer des difficultés dans la mise en pratique de ces règles.