Fiche 07 : La réunion de résolution de problème

Tout projet qui se respecte va être confronté à des points durs plus ou moins bloquants. La réunion de résolution de problème permet d'y faire face, en mobilisant quelques intervenants clés autour de 3 temps forts. 1. Le cadrage, l'analyse et la reformulation du problème. 2. La recherche d'un maximum d'idées pouvant y répondre. 3. La formulation des solutions finales et la planification de leur mise en oeuvre.

Trouver une solution collective pour régler un point bloquant du projet

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Trouver collectivement une ou des solutions à des problèmes ou à des situations de projet bloquées.

Contexte

Dès qu'un point dur apparaît dans le projet, et que sa résolution suppose de solliciter plusieurs experts. La réactivité du chef de projet est essentielle pour éviter la détérioration des situations.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Sélectionner les participants. Leur choix dépend de la situation et doit être vu sous les angles suivants : compétences nécessaires pour le traitement sur le fond ; influence des acteurs impliqués ; capacité de prise de décision (représentation du métier/de l'expertise).
• Définir le sujet.
• S'assurer de la compréhension et du partage du sujet par tous.
• Définir le mode de prise de décision au terme de la réunion (qui décidera ? comment ? quand ?).
• Analyser le problème (à l'aide d'outil comme le diagramme causes-effet d'Ishikawa, par exemple).
• Reformuler le problème sous la forme d'une question, commençant par " comment ", et comprenant 25 mots maximum.
• Rechercher des solutions en appliquant 4 règles fondamentales du brainstorming formulées par Alex Osborn (le créateur du brainstorming) : censure interdite (y compris l'autocensure) ; quantité d'idées exigée ; idées farfelues accueillies avec bienveillance ; démultiplication (rebondir et construire sur les idées des autres, les combiner entre elles).
• Affûter au moins 2 solutions et leur stratégie de mise en oeuvre.
• Obtenir une décision et identifier les premières actions à mener de suite.

Méthodologie et conseils

Il est important de bien répartir le temps de travail du groupe lors de la résolution d'un problème :

• 1/3 du temps pour cadrer, analyser et reformuler le problème ;
• 1/3 du temps pour rechercher un maximum d'idées (on appelle également cette phase la divergence) ;
• 1/3 du temps pour formuler les solutions finales et se focaliser sur leur mise en oeuvre (on appelle également cette phase la convergence).