Fiche 10 : La demande de modification

Le formulaire de demande de modification permet à toutes les parties intéressées de formaliser les modifications qu'elles souhaitent voir prises en compte par le projet. Sa structure invite les demandeurs à proposer des évaluations économiques du traitement de la demande et de la demande elle-même. Elle sensibilise donc à l'impact économique de la demande. Une fois la demande de modification rédigée, elle rentre dans le processus de maîtrise des modifications.

Exemple de formulaire de demande de modification

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La fiche de demande de modification est le document d'entrée du processus de maîtrise des modifications. Elle permet de :

• décrire la modification sous la forme du besoin à satisfaire, et de la solution possible à mettre en oeuvre ;
• esquisser les impacts de la modification sur le reste du projet ;
• évaluer sous la forme d'ordre de grandeur les coûts générés par la modification, ainsi que les coûts de son instruction ;
• faciliter la prise de décision sur la suite à donner à la demande de modification.

Contexte

La demande de modification intervient en amont du processus de maîtrise des modifications. Elle peut concerner la totalité des parties intéressées au projet, que celles-ci soient internes à l'équipe projet ou même externes. De manière indirecte, il doit être possible, à des parties pouvant avoir une influence sur un projet (syndicat, autorité réglementaire, etc.), de proposer une modification au travers de ce formulaire.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Valider, lors du montage du projet, la pertinence du formulaire proposé et apporter les ajustements requis.
• Diffuser le formulaire au sein de l'équipe projet et auprès des parties intéressées proches du projet. Former à l'utilisation du formulaire et donner des feedbacks réguliers sur la qualité du remplissage dès la remise des fiches complétées.
• Traiter toutes les fiches reçues. Garder la trace des réponses faites et informer systématiquement tous les demandeurs des réponses.
• Procéder à des audits réguliers du système pour s'assurer que le formulaire est convenablement employé.

Méthodologie et conseils

• Un des facteurs clés de succès de cet outil est son utilisation systématique pour toutes les modifications. Pour ce faire, l'accompagnement par le chef de projet est important. Son rôle réside dans l'aide au remplissage des données, dans la fourniture de lignes directrices pour la production des ordres de grandeur de coût.
• La solution proposée, les recommandations pour l'instruction et les ordres de grandeur de coût sont des données facultatives de la fiche.