Fiche 10 : Les tolérances

L'exécution du projet conduit le chef de projet à constater des écarts entre ce qui est réalisé et ce qui était prévu. Pour éviter de solliciter les différents niveaux hiérarchiques de l'organisation dès qu'un écart apparaît, il est utile de définir les seuils qui, une fois franchis, nécessitent le recours à l'autorité déléguée. Ces seuils définissent les tolérances. Cela permet de définir la recevabilité de chaque niveau : commanditaire, comité de pilotage, chef de projet et responsable du lot de travaux. Ce concept est particulièrement développé dans la méthode PRINCE2TM.

Le tableau des tolérances

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Déléguer l'autorité d'un niveau de management à l'autre en établissant des tolérances pour chaque niveau (projet, phase, lot de travaux ou résultat de projet) par rapport à six objectifs (durée, coûts, contenu, qualité, risque et bénéfice).

Contexte

Les tolérances sont établies lors du cadrage du projet pour proposer un cadre de niveau supérieur. Cette démarche peut être lancée par le chef de projet, et il lui est nécessaire de s'assurer de son acceptabilité par la direction. Si elle est initiée et demandée par le commanditaire, ou par la direction de l'organisation, il est plus facile de la mener au bout et sur les 6 objectifs proposés.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Des tolérances sont attribuées sur les 4 niveaux du projet : la direction de l'entreprise définit les exigences et les niveaux de tolérance globaux pour le projet ; le comité de pilotage du projet exerce un contrôle général au niveau projet, et alloue au chef de projet des tolérances pour chaque phase du projet ; le chef de projet assure le contrôle de la phase au quotidien, dans les limites de tolérance établies par le comité de pilotage de projet ; le responsable d'un lot de travaux respecte les tolérances convenues avec le chef de projet et alerte en cas de dépassement.
  
• Les tolérances peuvent être déclinées sur 6 domaines différents. Durée : variation positive ou négative de temps par rapport aux dates d'achèvement cibles. Coûts : variation positive ou négative des coûts par rapport au budget prévu. Contenu/périmètre : variation admissible des produits du plan (entre ceux qui doivent impérativement être livrés, et ceux qui sont simplement souhaitables). Qualité : variation positive ou négative par rapport à l'objectif de qualité (par exemple, une dimension cible de la citerne de stockage de plus ou moins 10 litres). Risque : limites par rapport aux risques cumulés du plan, ou à une menace individuelle. Bénéfice : variation positive ou négative par rapport à un objectif d'amélioration.
• À chacun des 3 niveaux inférieurs (comité de pilotage, chef de projet et responsable de lot), il convient d'alerter le niveau supérieur si les tolérances convenues risquent d'être dépassées.

Méthodologie et conseils

Les tolérances supposent de :

• déléguer l'autorité d'un niveau de management au niveau directement inférieur ;
• diviser le projet en phases et autoriser le projet une phase à la fois ;
• générer des alertes et actions de management, dès qu'une tolérance est dépassée.