La boîte à outils de la Motivation
Chapitre IV : Motiver par les outils RH

Fiche 02 : Les parcours d'intégration

Retrouvez 7 fiches outils dans ce chapitre
Publié le 1 déc. 2017

La boîte à outils de la Motivation

8 chapitres / 53 fiches

Imprimer

Synthèse des besoins exprimés par les salariés

En résumé

L'intégration est la dernière étape du recrutement et la première étape de la vie dans l'entreprise. Trop souvent sous-estimée, elle est pourtant cruciale pour obtenir le meilleur d'un recrutement. Au-delà de l'apprentissage du poste, du métier, de la fonction, une intégration réussie passe par une intériorisation, c'est-à-dire une certaine acceptation des règles, des valeurs et de la culture de l'environnement de travail. Les parcours d'intégration permettent d'optimiser l'intégration des nouveaux collaborateurs et de booster leur motivation en planifiant les actions prévues au titre de l'intégration.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Garder les collaborateurs, et, au-delà, fidéliser des collaborateurs compétents, bien intégrés et motivés.

Contexte

Malgré la crise, les dernières études montrent que les nouveaux embauchés sont de plus en plus exigeants. Difficiles à fidéliser, pas toujours très impliqués, ils restent souvent sensibles aux propositions extérieures. Réciproquement, les entreprises se déclarent de plus en plus déçues par les nouveaux embauchés : augmentation des retards, absentéisme, baisse de la qualité, turn-over sur des postes clefs...

Comment l'utiliser ?

Étapes

Établir un diagnostic des pratiques d'intégration dans votre structure. En quoi l'intégration est-elle importante ? Quels sont les enjeux de l'intégration ? Quels risques constatez-vous ou pressentez-vous ? Que serait une intégration réussie dans votre structure ?

Définir une politique d'intégration, ce qui nécessite de faire des arbitrages :

Au niveau de l'horizon temporel : cherche-t-on avant tout une efficacité immédiate au travail ou l'objectif dominant est-il la fidélisation à long terme ?
Au niveau de la formalisation, recherche-t-on un certain " formatage " en conformité à une culture et à des normes organisationnelles très prégnantes ? Ou envisage-t-on un certain " laisser-faire " encourageant la créativité et l'innovation individuelle ?
Si on se trouve dans une grande structure ou dans un groupe, est-ce qu'on privilégie une logique descendante relativement standardisée ou une logique " décentralisée " ?
Quels sont les moyens humains et financiers qu'on souhaite accorder à l'intégration ?

Optimiser ou mettre en place des parcours combinant des outils : journée d'accueil, visite, parcours individuels de RDV, apprentissage en situation, tutorat, formations, etc.

Méthodologie et conseils

Il est essentiel d'adapter les solutions d'intégration au secteur d'activité, à la taille et à la culture de l'entreprise, au poste, au statut, aux profils des nouveaux arrivants, au caractère isolé ou massif du recrutement et aux éventuelles circonstances particulières.
Un parcours d'intégration motivant s'appuie sur des objectifs partagés en amont, associés à des indicateurs, et sur un suivi régulier par la hiérarchie ou les ressources humaines afin de piloter l'intégration et de prévenir d'éventuelles difficultés.
Le processus d'intégration doit être clair pour les différents acteurs. En s'appuyant sur un processus fiable on évite les impairs ; par exemple, des incohérences dans les informations transmises aux nouveaux arrivants.

Avantages

Les parcours d'intégration contribuent au développement de la motivation des collaborateurs tout en permettant d'identifier les plus motivés (logique de détection des talents) et les moins motivés (en lien avec le suivi de la période d'essai).

Précautions à prendre

Il est indispensable de concilier les attentes des nouveaux embauchés et celles de la structure qui les accueille. Dans cette logique, il ne faut pas hésiter à interroger directement les nouveaux arrivants. L'invitation à s'exprimer sur leurs besoins est un facteur de motivation.

Comment être plus efficace ?

Il faut veiller à l'équilibre entre personnalisation du parcours d'intégration s'appuyant sur la combinaison de différents outils et équité de traitement entre nouveaux embauchés.
La durée du parcours d'intégration peut varier de quelques semaines à plusieurs années selon la complexité du poste et des missions confiées, le profil de la recrue, les transferts de compétences ou d'expertise nécessaires, etc.
Les parcours d'intégration contribuent à donner une image positive de l'entreprise, mais il faut faire attention aux grands discours sur les valeurs surtout s'ils sont incohérents avec les pratiques, ce qui pourrait se révéler très démotivant.
Les parcours d'intégration laissent de plus en plus de place aux outils numériques. Mais une intégration complètement numérisée serait impersonnelle et démotivante. Les rencontres formelles et informelles constituent un des leviers d'intégration les plus puissants.
Pour aller plus loin, certaines entreprises adaptent leurs parcours d'intégration aux profils des plus jeunes (cf. outil 19).
L'arrivée d'un nouveau collègue n'est jamais neutre. Le moral et l'efficacité des collaborateurs en poste peuvent être impactés. Pour préserver la motivation des équipes en place, cette arrivée doit donc être expliquée.
Tous les collaborateurs ne sont pas volontaires pour transmettre leurs savoirs et leurs compétences. Certains peuvent le vivre comme une perte de temps, une contrainte, voire une menace. Ces réticences sont ressenties par les nouveaux arrivants. Exemples : un tuteur qui se montre désagréable, un formateur interne qui ne cache pas son scepticisme... Il est donc indispensable d'effectuer un travail de préparation des collaborateurs impliqués dans les parcours l'intégration.
Tous les collaborateurs ne sont pas disponibles pour transmettre leurs savoirs et leurs compétences. Les nouveaux arrivants sont consommateurs de temps pour leurs responsables, leurs collègues et toutes les personnes impliquées dans leur intégration. Il est indispensable de vérifier ce point afin de pas impacter négativement la motivation et la productivité des équipes.
Tous les collaborateurs ne sont pas capables de transmettre leurs savoirs et leurs compétences. Certains ont naturellement plus d'aptitudes que d'autres dans ce domaine. Une formation peut être proposée, par exemple pour les tuteurs ou encore pour les encadrants de proximité.
Dans une grande structure ou un groupe, le processus de parcours d'intégration et les bonnes pratiques gagnent à être centralisées et relayées pour guider des pratiques locales dans une logique d'incitation et non de contrainte.
Dans une PME, on veillera à composer selon les moyens et particulièrement à ne pas créer d'" usine à gaz " qui ne pourra pas être mise en oeuvre dans la durée.

EXEMPLE : Parcours d'intégration sur 12 mois pour un poste de chargé d'affaires dans une grosse PME du BTP

Ce parcours d'intégration a été mis en place pour motiver et fidéliser les chargés d'affaires d'une entreprise en pleine transition culturelle dont la taille avait rapidement explosé et qui connaissait une problématique de turn-over jusqu'alors inconnue. Volontairement déployé sur une année, c'est-à-dire bien au-delà de la période d'essai, ce parcours a permis de limiter considérablement les départs et d'optimiser la performance avec des moyens " raisonnables ".