La boîte à outils de la Motivation
Chapitre I : Motiver par le management au quotidien

Fiche 03 : L'entretien annuel

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Publié le 1 déc. 2017

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L'équilibre d'un entretien annuel motivant

En résumé

Initialement mis en place pour les cadres et les commerciaux, l'entretien annuel n'est pas obligatoire, mais depuis quelques années, il tend à se généraliser pour tous les collaborateurs dans tous les secteurs et toutes les tailles d'entreprises. Souvent évalué par son taux de réalisation dans l'entreprise, il est aujourd'hui redouté par les managers, décrié par les collaborateurs, sous-estimé par les entreprises ou encore " doublé " par les entretiens professionnels. Pourtant, quelques bonnes pratiques peuvent permettre d'en faire un véritable levier de motivation pour le collaborateur et son manager, dans une logique de cogestion des carrières.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

L'entretien annuel se veut un moment de dialogue privilégié entre le collaborateur et son manager, un temps d'échange qualitatif pour aborder les résultats, les objectifs et la carrière du collaborateur dans une logique motivante de co-construction.

Contexte

L'entretien n'est pas un processus " isolé ". S'il est bien préparé et bien exploité, il intervient dans un cycle de gestion des ressources humaines qui mobilise l'ensemble des acteurs de l'entreprise.

Comment l'utiliser ?

Étapes

L'entretien ne peut être motivant que s'il est préparé. La direction fixe le cap, expose aux managers la stratégie et les besoins de l'entreprise. La fonction RH pilote le process et fournit le support. Le manager prépare l'entretien et invite le collaborateur à se préparer en lui donnant les éléments nécessaires.

Le jour J, le rôle du manager est de créer les conditions favorables à un échange qualitatif et motivant : accueil, balisage du déroulement et disponibilité complète.

Pour être motivant, le coeur de l'entretien (bilan de l'année écoulée et préparation de l'année à venir), doit être un véritable dialogue sur les objectifs n'éludant pas les moyens et les contraintes de l'environnement.

Faire le bilan des échanges et des engagements mutuels en fin d'entretien permet de se prémunir de situations de désaccords, comme un refus du collaborateur de signer le compte-rendu de l'entretien.

À l'issue de l'entretien, le management et la fonction RH analysent les besoins exprimés au niveau collectif et individuel afin de générer des plans d'actions sur mesure, mais aussi de faire un retour aux collaborateurs.

Méthodologie et conseils

Pour être motivant, l'entretien ne doit pas être rebutant. On privilégiera donc une trame simple et un processus clair.
Beaucoup de managers ne sont pas à l'aise dans la conduite d'entretien, notamment pour fixer un objectif ou faire un retour positif ou négatif. Une formation pourra les y aider.
Pour que les entretiens soient riches, il est intéressant d'aider les managers à identifier en amont des solutions de développement motivantes correspondant aux besoins de l'entreprise.
Tous les collaborateurs ne sont pas acteurs, proactifs ou même demandeurs. Former les collaborateurs peut aussi permettre de rendre l'exercice plus mobilisateur.

Avantages

Un entretien annuel réussi permet non seulement de booster le collaborateur dans son poste et ses missions mais aussi de renforcer la posture managériale et la motivation du manager.

Précautions à prendre

Les entretiens annuels sont d'autant plus crédibles si la direction et le management montrent l'exemple en réalisant leurs entretiens de manière qualitative. Cela permet de décliner les objectifs dans une logique de cohérence partant du plus haut niveau.