Fiche 06 : Communication interne : définition, objectifs et outils

La communication interne joue un rôle important dans la vie des entreprises. Il s'agit de l'ensemble des moyens déployés afin de communiquer avec ses salariés (knowledge management).

Qu'est-ce que la communication interne ?

Communication interne : définition

La communication interne est l'ensemble des actions de communication mises en oeuvre au sein de l'entreprise ou de l'organisation à destination des salariés. Quelle que soit sa taille, l'entreprise gagne à « penser » sa communication interne. En période de crise, où les entreprises doivent redoubler d'efforts pour motiver les salariés, les rassurer et donner du sens à leur action et de la perspective à leur investissement. D'autres sujets émergents, tels que le bien-être et la qualité de vie au travail, remettent la motivation des salariés au coeur de la problématique.

Quels sont les 5 leviers de communication interne ?

Voici comment diversifier les 5 leviers de communication interne pour renforcer la motivation des collaborateurs :

Schéma de la communication interne

Quel est le principe de la communication interne ?

L'histoire des bâtisseurs de cathédrales interrogés sur le sens donné à ce qu'ils font illustre bien la diversité de nos perceptions et de nos sources de motivation. Si le premier répond : « je construis un mur », le second « participe à bâtir une cathédrale », tandis que le troisième « contribue à élever l'âme des hommes... ». Les spécialistes de la communication interne d'entreprise s'accordent à dire que les collaborateurs ne peuvent « participer à une oeuvre collective en aveugle ». Avoir connaissance et conscience des finalités de l'entreprise contribue à l'implication des collaborateurs. Accès à l'information, projets fédérateurs, partage de réussites, accompagnement du changement..., dans toutes ses dimensions, la communication interne favorise indéniablement la motivation.

Pourquoi utiliser la communication interne en entreprise ?

Développer la communication interne d'une entreprise est fondamental. Elle a un rôle important dans la vie des salariés.

Voici les deux principaux objectifs de la communication :

• Communiquer auprès de vos salariés pour créer le lien qui va leur permettre de s'investir dans la dynamique de votre activité
• Impliquer les salariés dans la vie de l'entreprise : se sentir participer à un projet partagé, pouvoir échanger autour de ce projet, apporter sa propre contribution et en avoir conscience, autant d'éléments propres à renforcer leur motivation.

Les différentes étapes de la mise en place d'une communication interne

Une entreprise doit avoir une stratégie de communication interne performante. La communication interne peut se faire par plusieurs biais, notamment la communication orale.

Quelles sont les différentes étapes d'une bonne communication interne ? Une stratégie de communication prend en compte différents éléments, tels que le diagnostic, la mise en place des axes de communication et les parties prenantes du message.

• Poser le diagnostic pour concevoir une stratégie optimale : afin de poser la diagnostic, analyser l'organisation et en particulier les besoins de l'entreprise est un prérequis. Ensuite, il faudra lister les outils existants déjà ;
• Clarifier la stratégie de communication interne : en commencant par définir les axes de communication, l'entreprise choisira les actions et moyens à mettre en oeuvre ;
• Impliquer les parties prenantes porteuses du projet : la direction générale, le service RH, le service communication et les managers, dont l'une des missions essentielles est de transmettre l'information de manière tant descendante qu'ascendante, et par ce biais d'entretenir la motivation des équipes.
• Mettre en place la stratégie : associez l'ensemble des salariés pour échanger afin de communiquer à tous ;
• Faire vivre sa communication sur le long terme.

Méthodologie et conseils

De nombreux outils existent pour communiquer efficacement en interne. Il est indispensable de rester cohérent avec les valeurs et la culture de l'entreprise dans le choix des leviers activés.

Par ailleurs, aligner communication externe et interne donne de la cohérence au projet et crédibilise la démarche.

Quels sont les 3 types de communication interne ?

Les 3 types de communication interne sont : la communication descendante, la communication ascendante et la communication transversale ou horizontale.

• La communication descendante : du « haut vers le bas », encore appelée le « top-down ». Il s'agit de diffuser l'information vers l'ensemble du personnel, d'expliquer.
• La communication ascendante : du « bas vers le haut », ou « bottom-up ». Les salariés remontent l'information. Elle peut à la fois être organisée ou spontanée. Cette communication n'est pas à négliger, puisqu'elle permet de recueillir un grand nombre d'informations (attentes, réclamations, etc.).
• La communication transversale : elle consiste à communiquer et favoriser l'échange entre l'ensemble des acteurs de l'entreprise, quel que soit leur niveau hiérarchique.

Les outils de la communication interne

De multiples outils supports existent pour mettre en place une communication essentielle pour votre entreprise.

Quels sont les outils de communication descendante ?

Voici les différents supports de la statégie communication descendante : journal d'entreprise, livret d'accueil, newsletter, réunion d'information, note de services, plaquette d'accueil, opération événementielle (journées portes ouvertes), revue de presse, intranet, tableau d'affichages...

• Focus sur le journal d'entreprise : il demeure un outil essentiel qui livre en interne l'actualité, les projets, les actions, les enjeux et les informations liées à l'entreprise. Ce support est un lieu de partage et de valorisation, qui contribue à entretenir la motivation.

Quels sont les outils de communication ascendante ?

En matière de communication ascendante les supports les plus utilisés sont les suivants : boite à idées, interview de groupe (« focus group »), sondages ou enquêtes internes...

• Focus sur l'interview de groupe : pour obtenir des remontées d'informations sur les ressentis du personnel en abordant différentes thématiques (l'optimisation de l'accueil des nouveaux salariés, la mise en place d'une organisation du travail destinée à prévenir le stress, etc.). Ainsi, certains focus groups ont pour but d'échanger sur des projets, de faire une analyse de situation avec différents acteurs de l'entreprise afin de connaître le ressenti et les perceptions des salariés sur le thème exploré. Le focus group sera alors animé par un acteur le plus neutre possible.

Quels sont les outils de communication transversale ?

En matière de communication transversale : séminaire d'échange, réunion de travail, intranet, e-mail, présentation de services ou de projets réussis, rituel de départ (« pot »), échanges informels...

• Focus sur le séminaire d'échange : il s'apparente à une réunion. Il regroupe différents acteurs d'une même entreprise (ou de différentes entreprises) dans la perspective de partager sur leurs manières de fonctionner, de s'informer mutuellement sur leurs pratiques respectives autour d'un thème pour lequel ils ont un intérêt commun.

Communication interne et nouvelles technologies

L'accès à l'information via les nouvelles technologies devient de plus en plus aisé. Ainsi, la communication interne s'adapte, elle aussi, à ces nouvelles technologies, la mise en oeuvre de ces nouveaux canaux de communication offrant de riches possibilités, tant en termes de communication descendante qu'ascendante ou transversale. Réseaux sociaux d'entreprise, intranet, courriers électroniques, etc. : les technologies nous permettent de rester connectés à tout moment et de n'importe où, pour communiquer, partager, échanger, s'informer. Les salariés deviennent, par ce biais, de plus en plus acteurs de la communication interne, qui tend parfois même à échapper à l'entreprise, preuve de l'implication et de la motivation de ses collaborateurs.

Exemple d'une bonne communication interne d'entreprise

Un programme a été proposé à l'ensemble des entités du groupe, avec pour objectif pour chacune d'obtenir une labellisation en tant que « lieu de travail motivant et agréable ». Plusieurs critères permettent d'obtenir la labellisation, parmi lesquels l'organisation d'événements et d'animations, la proposition de services spécifiques aux salariés (garde d'enfants facilitée...), les améliorations faites sur le lieu de travail (ergonomie des postes), ...

Dans cette perspective, l'un des entités du Groupe a décidé de reprendre les trois axes identifiés pour elle comme les plus perfectibles, et a créé un groupe de travail pour s'appuyer sur la perception et les attentes des salariés.

Au fur et à mesure des réunions, l'objectif est de recadrer, de discuter et de retenir les propositions réalisables, grâce aux recherches en amont. Ces idées ou propositions pouvant être à terme mises en oeuvre, suscitent chez les salariés un fort sentiment de fierté et d'appartenance.

D'une manière générale, le groupe de travail constitue un moyen immédiat de s'enrichir mutuellement par les échanges, la confrontation des opinions, l'écoute et l'implication de tous les collaborateurs. La dynamique collective contribue à renforcer la motivation individuelle.

Comment et pourquoi faire de la communication interne ?